一、質(zhì)量手冊(cè)編寫(xiě)要求
質(zhì)量手冊(cè)一般由概述、正文和補(bǔ)充三部分構(gòu)成。各構(gòu)成部分包含的內(nèi)容：
（一）概述
1、封面：包括文件編號(hào)、手冊(cè)名稱(chēng)、公司名稱(chēng)、發(fā)布實(shí)施日期等
（請(qǐng)注意所有文件中時(shí)間前后一致，至少要有3個(gè)月以上的記錄）
2、批準(zhǔn)頁(yè)：總經(jīng)理簽字發(fā)布，包括質(zhì)量手冊(cè)的重要性和各部門(mén)實(shí)施要求，以及何年何月何日起實(shí)施。
3、目錄：各章節(jié)的題目和頁(yè)碼。
4、前言：企業(yè)基本情況，如公司名稱(chēng)（工商登記證的全稱(chēng)）、地址、規(guī)模、通訊方式、發(fā)展概況、所獲榮譽(yù)等。
5、質(zhì)量手冊(cè)的管理：說(shuō)明質(zhì)量手冊(cè)是由哪個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)編制，誰(shuí)負(fù)責(zé)審批、更改、發(fā)放、保管、作廢等如何控制。
6、術(shù)語(yǔ)和縮寫(xiě)：關(guān)于質(zhì)量管理方面的術(shù)語(yǔ)，應(yīng)采用ISO9000《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》中的定義。
（二）正文
1、組織機(jī)構(gòu)
先畫(huà)組織結(jié)構(gòu)圖，再明確機(jī)構(gòu)設(shè)置及各部門(mén)的職責(zé)、職權(quán)。
（一定要與實(shí)際相符，實(shí)際有多少部門(mén)就寫(xiě)多少個(gè)部門(mén)，中層以上部門(mén)即可）
2、質(zhì)量職能
以職能分工表的形式，將各質(zhì)量管理體系要求分配到各個(gè)部門(mén)。即每一項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)確定負(fù)責(zé)部門(mén)和配合部門(mén)，明確職責(zé)，避免無(wú)人負(fù)責(zé)和相互推諉。
3、質(zhì)量管理體系要求
這是正文中主要的部分。要對(duì)所依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的各條要求，就如何進(jìn)行管理和控制一一予以闡述，手冊(cè)中各項(xiàng)內(nèi)容的先后順序盡可能與標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容順序一致，以便對(duì)照。編制手冊(cè)時(shí)必須注意覆蓋標(biāo)準(zhǔn)要求，不能隨意取舍又不加任何說(shuō)明。
（三）補(bǔ)充部分
包括附錄和附加說(shuō)明。
附錄部分在于補(bǔ)充說(shuō)明正文的內(nèi)容。如組織結(jié)構(gòu)圖、質(zhì)量職能展開(kāi)表以及質(zhì)量手冊(cè)涉及的其他圖表等。
附加說(shuō)明一般包括：質(zhì)量手冊(cè)的起草單位、起草人等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
二、程序文件的編寫(xiě)
（一）程序文件的作用
1、促進(jìn)公司管理正規(guī)化。
程序文件將公司內(nèi)部各種質(zhì)量活動(dòng)和質(zhì)量工作的內(nèi)容、順序、方法及要求作出具體明確規(guī)定，要求員工按此文件執(zhí)行。
2、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部的各項(xiàng)活動(dòng)。
程序文件對(duì)涉及各個(gè)部門(mén)的接口問(wèn)題，都作出明確規(guī)定，使各部門(mén)能夠相互配合，促進(jìn)工作順利進(jìn)行。
3、承上啟下的作用。
程序文件是對(duì)質(zhì)量手冊(cè)的展開(kāi)，它規(guī)定了實(shí)施質(zhì)量活動(dòng)的具體內(nèi)容、方法和步驟，即對(duì)應(yīng)該做什么，由誰(shuí)去做和怎樣做提出了要求。至于某個(gè)具體工作、某項(xiàng)作業(yè)如何能夠達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的要求，即具體做法的指導(dǎo)則是工作文件的內(nèi)容。因此，程序文件相對(duì)于質(zhì)量手冊(cè)和工作文件起著承上啟下的作用。
（二）程序文件的編寫(xiě)原則
1、必須是涉及到質(zhì)量管理體系的一個(gè)邏輯上的獨(dú)立部分或活動(dòng)。
2、內(nèi)容必須同質(zhì)量手冊(cè)的規(guī)定要求相一致。
3、應(yīng)簡(jiǎn)煉、準(zhǔn)確，具有很強(qiáng)的可操作性的要求。
4、不涉及到純技術(shù)性的細(xì)節(jié)問(wèn)題。
（三）程序文件格式
由三部分組成：概述部分、正文部分、附錄或附加說(shuō)明。
1、概述部分
（1）名稱(chēng)：程序文件名稱(chēng)
（2）編號(hào)：按文件編碼系統(tǒng)統(tǒng)一編號(hào)
（3）頁(yè)碼：共幾頁(yè)第幾頁(yè)
（4）版次：標(biāo)出受控文件版次
（5）日期：注明發(fā)布、生效或修改日期
（6）審批：編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)
2、正文部分
（1）目的（Why），主要說(shuō)明公司為什么開(kāi)展這項(xiàng)活動(dòng)，要達(dá)到什么目的。
（2）范圍（where）：開(kāi)展此項(xiàng)質(zhì)量工作的工作范圍，涉及哪些方面，注意和禁止事項(xiàng)。
（3）職責(zé)（Who）：明確由哪些人來(lái)實(shí)施此項(xiàng)工作及其責(zé)任和權(quán)力。要特別注意明確準(zhǔn)歸口主管，誰(shuí)輔助配合。
（4）工作程序（What、How、When）：主要說(shuō)明工作的順序。每個(gè)工作程序應(yīng)包括完成該活動(dòng)的工作內(nèi)容、方法和質(zhì)量控制的要求。包括采用什么設(shè)備、工具以及如何控制等。
（5）相關(guān)文件
引用與質(zhì)量活動(dòng)密切相關(guān)文件編寫(xiě)及文件名稱(chēng)，有多少就引用多少。
（6）報(bào)告和記錄
要明確規(guī)定本質(zhì)量活動(dòng)所產(chǎn)生的報(bào)告和記錄，以及應(yīng)該采用的表格和記錄格式。
3、附錄或附加說(shuō)明
一般對(duì)在正文中提到的，而在正文中又沒(méi)有必要或不好加進(jìn)去的內(nèi)容，以附錄或說(shuō)明的方式列在后面。如相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或相關(guān)文件的摘要等。
三、工作文件的編寫(xiě)
（一）概念
工作文件是針對(duì)某一具體工作做的詳細(xì)規(guī)定，并提出允許做和不允許做等注意事項(xiàng)。只針對(duì)某一具體崗位而制定，它是在現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)用較廣泛的文件。
工作文件的編寫(xiě)既要總結(jié)、吸取以往工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，又要采納先進(jìn)的技術(shù)和方法，它是對(duì)怎樣工作或作業(yè)的科學(xué)描述。工作文件對(duì)工作細(xì)節(jié)的正確描述，保證現(xiàn)場(chǎng)工作各個(gè)環(huán)節(jié)準(zhǔn)確無(wú)誤地進(jìn)行，使現(xiàn)場(chǎng)處于受控狀態(tài)。即工作人員在現(xiàn)場(chǎng)工作過(guò)程中，如果確實(shí)按照工作文件的要求去操作，就可以避免出現(xiàn)差錯(cuò)。
（二）作用
1、提高工作質(zhì)量，幫助工作員按步驟按要求完成作業(yè)。
2、為管理層提供必要地質(zhì)量信息，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，采取有效的糾正措施。
3、有利于對(duì)公司職員開(kāi)展培訓(xùn)，提高職員素質(zhì)。
（三）編制原則
1、適宜性原則。
在公司里，并不是每一項(xiàng)工作、崗位都需要工作文件，一般是在較復(fù)雜、技術(shù)要求高、容易出現(xiàn)問(wèn)題的工作環(huán)節(jié)上使用。一般以如果沒(méi)有工作文件就不能保證服務(wù)質(zhì)量為原則。
2、指導(dǎo)性原則。
工作文件應(yīng)詳細(xì)而準(zhǔn)確地描述工作或作業(yè)，規(guī)定作業(yè)目的、作業(yè)前的準(zhǔn)備工作、需確認(rèn)的事項(xiàng)、作業(yè)的順序、作業(yè)時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)等方面，使員工對(duì)作業(yè)有清楚而準(zhǔn)確的了解。
3、可操作性原則。
工作文件的目的就是為了給操作者足夠的指導(dǎo)，幫助他們完成工作，所以應(yīng)具有很強(qiáng)的可操作性。
（四）基本內(nèi)容及格式
1、作業(yè)目的。
指完成工作應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)和結(jié)果，也就是為什么要進(jìn)行此項(xiàng)工作，完成此作業(yè)要達(dá)到的技術(shù)指標(biāo)等。
2、作業(yè)前的準(zhǔn)確和確認(rèn)事項(xiàng)。
3、作業(yè)流程。
是指導(dǎo)完成作業(yè)的順序及步驟，規(guī)定每一個(gè)步驟的具體操作要求和操作內(nèi)容等。
4、作業(yè)注意事項(xiàng)。
5、其他注意事項(xiàng)及特殊事項(xiàng)。
主要是處理異常的程序以及對(duì)于關(guān)鍵問(wèn)題、特殊需求確認(rèn)的規(guī)定。
6、工作圖
如有必要可以附上工作圖，在正文部分適當(dāng)穿插必要的圖示加以說(shuō)明。
四、質(zhì)量記錄的編寫(xiě)
（一）概念
質(zhì)量記錄是記載本企業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)過(guò)程質(zhì)量形態(tài)、質(zhì)量管理體系運(yùn)行狀態(tài)和結(jié)果的文件，應(yīng)該能夠直接、間接證明服務(wù)工作能否滿足技術(shù)要求、合同要求和法規(guī)要求，證明本公司的質(zhì)量管理體系是否按規(guī)定條件運(yùn)行，達(dá)到預(yù)期的有效性。
質(zhì)量記錄是進(jìn)行可追溯性，采取糾正和預(yù)防措施，進(jìn)行質(zhì)量改進(jìn)的重要依據(jù)。
質(zhì)量記錄表格應(yīng)受控，填好的記錄應(yīng)管理。
（二）編制原則
1、必要性。
編制時(shí)對(duì)各項(xiàng)記錄進(jìn)行重要性、必要性、使用價(jià)值等評(píng)審和取舍，并不是說(shuō)質(zhì)量記錄越多越好，只挑選必要的原則事實(shí)和數(shù)據(jù)作為質(zhì)量記錄。
2、規(guī)范化。
要盡量采取統(tǒng)一的格式和內(nèi)容使之規(guī)范化，便于管理和運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。
3、經(jīng)濟(jì)實(shí)用性。
要考慮本部門(mén)、本部分的具體情況，按輕重緩急作出取舍，注意信息成本，要經(jīng)濟(jì)實(shí)用不要搞花架子。
五、重點(diǎn)說(shuō)明
1、質(zhì)量管理文體一定要著重考慮可操作性問(wèn)題，制定的措施必要有執(zhí)行力。編寫(xiě)中，一定要實(shí)事求是，事實(shí)上有多少寫(xiě)多少。不要在質(zhì)量手冊(cè)有提及，事實(shí)做不到，或者無(wú)證據(jù)支撐。
2、必須有培訓(xùn)資料，包括企業(yè)年度培訓(xùn)計(jì)劃表、培訓(xùn)使用的考試試卷、考試成績(jī)登記表等材料。
3、企業(yè)管理制度應(yīng)放在工作文件中，而不應(yīng)放在質(zhì)量手冊(cè)。
4、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、工作文件應(yīng)注意包裝，盡量精美，體現(xiàn)公司重視程度和認(rèn)真態(tài)度。
