3、解決的方法：
　　
　　3.1、加大檔案資料的投入，由專人負(fù)責(zé)消防檔案資料的建設(shè)。單位應(yīng)該設(shè)立專門的檔案室，購買質(zhì)量好、樣式好、數(shù)量足的檔案柜，要分類齊全，分別放置。目前在消防部隊(duì)存在著警力嚴(yán)重不足的現(xiàn)象，如何解決這種矛盾呢？可以采取如下兩種措施：首先，可以聘請地方專門從事內(nèi)勤工作的人員來進(jìn)行檔案資料的管理，在選擇人員時(shí)應(yīng)該擇優(yōu)選取，選擇比較優(yōu)秀、工作責(zé)任心強(qiáng)、心細(xì)、文字功底強(qiáng)的人員來從事內(nèi)勤工作；其次，目前每年各地都要從地方大學(xué)里招收一批大學(xué)生，在招收的時(shí)候，可以招中文系或者藝術(shù)系等相關(guān)專業(yè)的人員從事內(nèi)勤工作。在一些大單位，包括支隊(duì)機(jī)關(guān)和工作量較大的單位，一個(gè)人不夠可以聘請兩個(gè)或者多個(gè)人員從事內(nèi)勤工作，對于內(nèi)勤人員較多的單位要健全組織、完善機(jī)制、分工負(fù)責(zé)，由專人負(fù)責(zé)檔案資料的填寫，由專人負(fù)責(zé)檔案的制作，由專人負(fù)責(zé)檔案資料的審核，由專人負(fù)責(zé)檔案資料的整理裝訂。
　　
　　3.2、提高內(nèi)勤人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對于內(nèi)勤人員不光應(yīng)有良好的工作作風(fēng)、思想素質(zhì)，而且還應(yīng)有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此要定期地組織人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)形式多樣，也可以組織內(nèi)勤人員到檔案工作開展好的單位或者檔案局、圖書館參觀學(xué)習(xí)。在培訓(xùn)過程中應(yīng)向他們講授消防檔案的分類和裝訂順序。內(nèi)容可以參照如下：消防檔案可以分為建筑工程消防監(jiān)督審核驗(yàn)收卷，消防安全檢查卷，消防監(jiān)督檢查卷，火災(zāi)事故調(diào)查卷，消防行政處罰卷，舉報(bào)投訴卷。另外，還應(yīng)向他們講授檔案的裝訂順序，比如消防安全檢查卷的裝訂順序如下：消防安全檢查意見書，消防安全檢查申報(bào)表，建筑消防設(shè)計(jì)防火審核意見書、消防驗(yàn)收意見書復(fù)印件，消防安全組織、消防安全責(zé)任制度，消防安全管理制度、消防安全操作規(guī)程等，員工經(jīng)過消防安全培訓(xùn)證明材料，滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案，現(xiàn)場消防安全檢查記錄，錄像、照片資料目錄及其索引，其他相關(guān)資料；火災(zāi)事故調(diào)查卷卷內(nèi)法律文書及裝訂順序如下：火災(zāi)事故調(diào)查報(bào)告，火災(zāi)原因認(rèn)定書，火災(zāi)事故責(zé)任書，火災(zāi)損失核定通知書，火災(zāi)現(xiàn)場勘查筆錄、火災(zāi)現(xiàn)場圖，火災(zāi)現(xiàn)場物證提取清單，訊問筆錄和詢問筆錄，技術(shù)鑒定結(jié)論，專家意見，火災(zāi)直接財(cái)產(chǎn)損失申報(bào)表及其受理憑證，火災(zāi)直接財(cái)產(chǎn)損失核定表，火災(zāi)現(xiàn)場錄像、照片及其索引，其它應(yīng)當(dāng)訂入案卷的材料；舉報(bào)投訴卷按照下列順序建立案卷：舉報(bào)投訴案件查處情況報(bào)告，下發(fā)舉報(bào)投訴人及其有關(guān)人員的文書、文件，舉報(bào)投訴資料及其受案憑證，調(diào)查證據(jù)資料，集體討論意見，其他資料。在裝訂的過程中，每個(gè)省消防總隊(duì)可能都下發(fā)有關(guān)于《消防檔案管理暫行規(guī)定的通知》，我們可以參照通知的要求進(jìn)行整理裝訂。
　　
　　3.3、實(shí)行獎(jiǎng)懲分明，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制?？傟?duì)及支隊(duì)和大隊(duì)都要層層制訂詳細(xì)的獎(jiǎng)懲措施，并將消防檔案納入消防監(jiān)督工作考核的范圍，并制定考評標(biāo)準(zhǔn)，保證消防監(jiān)督管理工作的落實(shí)；在消防檔案管理工作中，對檔案的建立、歸檔、管理和提供使用等工作作出顯著成績的，單位應(yīng)該給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；在消防檔案管理工作中，由于沒有落實(shí)管理制度和措施，造成檔案破損、丟失和其他影響檔案管理、使用的，對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
　　
　　3.4、及時(shí)歸檔更新。行政處罰卷在結(jié)案后，要及時(shí)地將其裝訂成冊，按照裝訂順序編號(hào)。對于消防安全管理檔案、火災(zāi)事故調(diào)查卷、建筑審核卷、舉報(bào)投訴卷都要按照規(guī)定和順序進(jìn)行裝訂。對于消防安全重點(diǎn)單位檔案，由于每年單位的法定代表人及消防安全管理人和規(guī)章制度都要發(fā)生變化，因此我們一定要根據(jù)變化及時(shí)地進(jìn)行更新，以便讓單位領(lǐng)導(dǎo)和其他人員知道變化，并有針對性地開展工作。
　　
　　3.5、盡量避免過度調(diào)換內(nèi)勤人員。在選取內(nèi)勤人員時(shí)，應(yīng)該選取一個(gè)比較固定，最好選取當(dāng)?shù)氐娜藛T和愿意長期從事本單位內(nèi)勤工作的人員來干內(nèi)勤，另外，在選取內(nèi)勤人員時(shí)，要和他們簽訂一份長期合同，合同不到期，不允許他們離開工作崗位，即使內(nèi)勤人員必須要更換，在更換時(shí)要履行交接手續(xù)，把檔案資料要寫一個(gè)完善的臺(tái)帳和明細(xì)表，哪些已經(jīng)裝訂成冊，哪些還沒裝訂的，都要移交給下一任內(nèi)勤人員。
　　
　　3.6、文書檔案管理和電子管理并存。一份文書檔案如何能夠長期的保存？當(dāng)然前面所說的好的管理方法是很必要的，但是當(dāng)前科技日益發(fā)展，特別是電子科技，象電腦軟件、U盤、辦公操作系統(tǒng)等，這些都為檔案資料的建立和完善提供了很好的方法，并且通過這些電子處理可以長期保存，檔案資料不易丟失。因此，我們也應(yīng)采取電子管理，每個(gè)單位可以裝訂消防管理系統(tǒng)及其他方面的消防辦公軟件，使得消防檔案更加完善。