1、目的

對與管理體系運(yùn)行有關(guān)的所有文件和資料進(jìn)行有效的控制，確保與管理體系運(yùn)行有關(guān)的所有場所及時得到和使用文件的有效版本。

2、范圍

適用于公司與管理體系運(yùn)行和物業(yè)管理服務(wù)有關(guān)的管理文件、外來資料的控制。

3、引用文件

GB/T19001-2008 idt ISO9001:2008    4.2 文件要求

GB/T24001-2004 idt ISO14001:2004   4.4.4文件 4.4.5文件控制

GB/T28001-2001    　　　　　　　　 4.4.4文件 4.4.5文件和資料控制

4、職責(zé)

4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布管理手冊、程序文件、作業(yè)文件；

4.2管理者代表負(fù)責(zé)審核管理手冊、程序文件、作業(yè)文件；

4.3管理處負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的編制、使用和保管；

4.4綜合管理部負(fù)責(zé)管理體系文件、外來文件和公司級管理文件的編制、使用和保管。

5、控制程序

5.1文件的編號

a、管理手冊：YC--QEHMS--2011，手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分。

YC為公司代號，QESMS為管理手冊代號，2011為標(biāo)準(zhǔn)版本號。

b、程序文件：YC--CX--00、01、02…

作業(yè)文件：YC--ZY--00、01、02…

YC為公司代號，ZY為作業(yè)文件，00、01、02…為作業(yè)文件序號。

c、記錄：YC/JL--XXX--00、01、02…或YC/JL--？？？--00、01、02

YC為公司代號，JL為記錄，XXX為標(biāo)準(zhǔn)條款號，00、01、02…為記錄序號。

YC為公司代號，JL為記錄，？？？為部門代號，00、01、02…為記錄序號。

5.2文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放

為確保文件是適宜的和充分的，文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)。

a、管理手冊由綜合管理部負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由綜合管理部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；

b、作業(yè)文件由管理處經(jīng)理組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，綜合管理部負(fù)責(zé)備案、登記、發(fā)放；

c、應(yīng)確保文件使用的各場所都得到相關(guān)文件的最新、有效、適用的版本。綜合管理部應(yīng)對管理管理體系文件建立“管理體系文件清單”， 文件的發(fā)放、回收要填寫“文件發(fā)放/回收記錄”。

5.3管理體系文件的受控和有效性標(biāo)識

a、公司內(nèi)（包括認(rèn)證機(jī)構(gòu)）使用的管理體系文件均為受控文件，必須在該文件上加蓋紅色“受控”印章，并注明分發(fā)號。

b、管理手冊的封面用版本號控制，內(nèi)容頁用版本和修改碼控制。版本號用A、B、C…表示，修改碼用0、1、2…表示，并注明生效日期。記錄表格用版本號控制，版本號用A、B、C表示，修改碼用0、1、2、表示。如：A/0，表示A版0狀態(tài)。

5.4文件的更改

a、管理手冊由綜合管理部組織更改，填寫“文件更改申請單”，經(jīng)管理者代表審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由綜合管理部發(fā)放。綜合管理部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄；

b、其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫“文件更改申請單”，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理；

c、所有被更改的原文件應(yīng)由主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。

5.5文件的領(lǐng)用

a、 文件領(lǐng)用者應(yīng)填寫“文件發(fā)放/回收記錄”，經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批方可領(lǐng)用；

b、 因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件，丟失補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效，發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。

5.6文件的保存、作廢與銷毀

5.6.1文件的保存

a、綜合管理部/管理處資料員應(yīng)按“管理體系文件清單”，將文件分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方；

b、管理處文件由本部門資料員保管，綜合管理部結(jié)合工作檢查對管理處文件保管情況進(jìn)行督查；

c、任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。

5.6.2文件的作廢與銷毀

a、所有失效或作廢文件由資料員及時從所有發(fā)放或使用的場所撤出，加蓋“作廢”印章，確

保防止作廢文件的非預(yù)期使用；

b、為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識；

c、對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫“文件銷毀申請表”，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由綜合管理部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。

5.6.3文件的借閱、復(fù)制

借閱、復(fù)制管理管理體系文件，應(yīng)填寫“文件借閱/復(fù)制記錄”，由部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人登記編號。

5.7外來文件的控制

5.7.1收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。

5.7.2綜合管理部負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、省、市有關(guān)物業(yè)管理法律法規(guī)的最新版本，統(tǒng)一編號、加蓋“受控”印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊文件收回。

5.7.3綜合管理部與管理體系有關(guān)的外來文件填入“法律法規(guī)和其他要求一覽表”。

5.8根據(jù)必要性，綜合管理部組織對現(xiàn)有管理管理體系文件進(jìn)行評審，管理處結(jié)合平時使用情況進(jìn)行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行5.5條款規(guī)定。

5.9對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。

5.10檔案資料管理

a、 檔案資料管理包括開發(fā)商移交的物業(yè)資料和業(yè)主/住戶資料兩大項(xiàng)內(nèi)容；

b、 管理處文件管理員負(fù)責(zé)業(yè)主/住戶資料的建立、變更、作廢等。

c、 開發(fā)商移交的物業(yè)資料移交的物業(yè)資料執(zhí)行《檔案資料管理規(guī)定》。

6、相關(guān)文件

6.1《檔案資料管理規(guī)定》

7、記錄

7.1“文件發(fā)放/回收記錄” YC/JL-423-01

7.2“文件借閱/復(fù)制記錄” YC/JL-423-02

7.3“管理體系文件清單” YC/JL-423-03

7.4“文件更改申請表” YC/JL-423-04

7.5“文件銷毀申請表” YC/JL-423-05

7.6 “法律法規(guī)和其他要求一覽表” YC/JL-432-01

附記錄格式