一、OHSMS文件的結(jié)構(gòu)層次與編寫原則

1．OHSMS文件的結(jié)構(gòu)層次

（1）結(jié)構(gòu)的分類

①分為三類：即管理手冊（A層次）、程序文件（B層次）、作業(yè)文件（C層次）。

②分為四類：即管理手冊、程序文件、作業(yè)文件、紀(jì)錄。

結(jié)構(gòu)選擇時，應(yīng)充分考慮與組織的質(zhì)量管理系統(tǒng)（ISO9000）文件、環(huán)境管理體系（ISO14000）文件結(jié)構(gòu)的兼容；還應(yīng)充分考慮組織的性質(zhì)、規(guī)模、技術(shù)要求以及人員素質(zhì)等情況。建議按管理手冊、程序文件、作業(yè)文件三個層次分類，但最終的選擇應(yīng)由組織根據(jù)自身情況確定。

（2）各層次文件的內(nèi)容

A層次（OHS管理手冊）：闡述組織的OHS方針、目標(biāo)，概括性、綱領(lǐng)性地描述組織的OHSMS，包括或引用程序文件。

B層次（OHS程序文件）：描述為實施OHSMS各要素所涉及到的各職能部門的活動。它起著承上啟下的作用，對上它是OHS管理手冊的展開和具體化，使管理手冊中原則性和綱領(lǐng)性的要求得到展開和落實；對下它應(yīng)引出相同的支持文件，包括作業(yè)文件和記錄文件等。

C層次（OHSMS作業(yè)文件）是詳細(xì)的作業(yè)文件。它是程序文件的進(jìn)一步展開和細(xì)化，通常將其統(tǒng)稱為支持性文件，包括作為指導(dǎo)書、計劃、記錄等。支持性文件在OHSMS中所占的數(shù)量最多，涉及面廣，它針對OHS有關(guān)的各項活動規(guī)定了具體的技術(shù)要求和實施細(xì)則，因此，它是OHSMS運行的基礎(chǔ)，組織在建立OHSMS時，千萬不能忽視支持性文件的補(bǔ)充和完善。

（3）對層次的理解

①這種層次的劃分不是唯一的。組織建立OHSMS、設(shè)計體系文件結(jié)構(gòu)時，可以根據(jù)組織的特點和需要去確定文件層次的劃分。

②這種文件層次的劃分并不是表明哪一層次的文件重要。應(yīng)該說作為OHSMS文件的一部分，各層次文件相互依存，缺一不可。

③標(biāo)識文件間的相互關(guān)系。管理手冊闡述組織的OHS方針、目標(biāo)、組織機(jī)構(gòu)以及OHSMS的要求；程序文件作為管理手冊的支持性文件，描述各部門如何去進(jìn)行安全衛(wèi)生工作以達(dá)到規(guī)定的要求，每項活動具體技術(shù)細(xì)節(jié)，則又可在作業(yè)文件中體現(xiàn)。因此，各層次的文件盡管分開，但內(nèi)容可以相互引用，下一層次的文件內(nèi)容不應(yīng)與上一層次的文件內(nèi)容相矛盾，而且在描述上應(yīng)更詳細(xì)、更具體。

④表示文件的相對數(shù)量。對于一個組織，管理手冊只是一種或幾種，而程序文件、作業(yè)文件和記錄的數(shù)量則是自上而下逐漸增加的。

⑤文件管理的需要。對于不同的文件，其發(fā)布和控制的部門、方式可能會不同，因此劃分文件的層次可以更有效地對其進(jìn)行控制和管理。

2．OHSMS文件編寫的核心思想與原則

（1）核心思想：寫你要做的、做你所寫的、記你所做的。換言之，做不到的勿寫，寫過的必做，做過的必記。或者為：該寫的必須要寫，寫了的必須去做，做了的必須留下真實的憑證。然而，真正達(dá)到核心思想的要求且長期持續(xù)改進(jìn)，乃是很難的。

（2）系統(tǒng)性原則

①程序文件的數(shù)量和覆蓋面應(yīng)符合《試行標(biāo)準(zhǔn)》和《實施細(xì)則》對全部要素的要求和組織的實際需要；

②各層次文件均應(yīng)作到接口清楚、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序；

③各層次文件應(yīng)涉及OHS管理體系一個邏輯上獨立的部分；

④所有的文件均應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊；

（3）法規(guī)性原則

①體系文件應(yīng)遵循國家及機(jī)械行業(yè)頒布的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)要求；

②組織制定的OHSMS文件，是組織的法規(guī)性文件，必須嚴(yán)格執(zhí)行；

③文件的修改、廢止均應(yīng)按規(guī)定的OHS管理程序進(jìn)行；

（4）協(xié)調(diào)性原則

①體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與組織的其它管理規(guī)定相協(xié)調(diào)；

②體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)；

③體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相互協(xié)調(diào)；

④體系文件的各種職責(zé)應(yīng)清楚，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)、權(quán)限不清。

（5）見證性原則

①向管理者、相關(guān)方、第三方審核機(jī)構(gòu)證實本組織OHSMNS的運行情況；

②對審核來講，體系文件可作為下列方面的客觀依據(jù)：

A.符合國家、機(jī)械行業(yè)的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)；B.危險因素已被辯識、評價和有效控制；C.所有涉及的活動均有程序予以規(guī)定和控制；D.運行正常、績效明顯，及持續(xù)改進(jìn)承諾的實現(xiàn)。

（6）適用性原則

①體系文件應(yīng)根據(jù)《試行標(biāo)準(zhǔn)》和《實施細(xì)則》的要求、組織的規(guī)模、生產(chǎn)活動的具體性質(zhì)采用不同的形式；

②體系文件的詳略程度應(yīng)與人員的素質(zhì)、技能和培訓(xùn)等因素相適應(yīng)；

③文件的所有規(guī)定，在實際工作中都能得到有效貫徹。

（7）唯一性原則

①對于一個組織，其OHSMS文件是唯一的；

②通過清楚、準(zhǔn)確、簡單扼要的表達(dá)方式，實現(xiàn)唯一的理解；

③決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用；

④不同組織的文件可具有不同的風(fēng)格。

二、OHSMS文件編寫的方式

1．編寫的方式

（1）自上而下依次展開的方式。按管理手冊、程序文件、作業(yè)文件（記錄）的順序編寫，這有利于上一層次文件寫下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質(zhì)要求較高，文件編寫所需時間較長，且必然伴隨著反復(fù)修改。

（2）自下而上編寫方式。按支持性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這適用于原來管理基礎(chǔ)較好的組織，但是必然有總體設(shè)計方案，否則容易出現(xiàn)混亂。

（3）從程序文件開始，向兩邊擴(kuò)展的編寫方式。先編寫程序文件，然后在進(jìn)行管理手冊和支持性文件的編寫，這實質(zhì)是從分析活動，確定活動程序開始，有利于《試行標(biāo)準(zhǔn)》和《實施細(xì)則》的要求與組織實際的緊密結(jié)合，也可縮短文件編寫時間。

2．編寫的方法

體系文件的編寫方法。體系文件的編寫是一項艱巨而又復(fù)雜的工作，為保證此項工作的順利進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期的效果和目的，在編制體系文件之前，有必要進(jìn)行充分的策劃，以避免造成人力、物力、財力的浪費和時間上的拖延。通常，分為以下幾個步驟編制體系文件，可以縮短文件從編制到成熟的時間，取得較好的效果。

（1）成立OHSMS文件編寫小組

①明確目的。有些組織在編寫體系文件時，常常盲目地抄襲、照搬其它組織的文件或資料，這種“移花接木”的方式產(chǎn)生的體系文件是不適用的，因為，每個組織都有自己的特點，從產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)方式、服務(wù)項目、管理模式到人員素質(zhì)、設(shè)備環(huán)境等各方面都不會也不可能與其它組織完全相同。所以，必須是本組織人員編寫，即能體現(xiàn)本組織OHS方針OHSMS特點，又能指導(dǎo)本組織OHSMS有效的體系文件。

②成員要求。小組成員的挑選應(yīng)考慮以下幾個方面：

a.最高管理層應(yīng)有效介入；b.小組成員應(yīng)經(jīng)過編寫方法的培訓(xùn)；c.應(yīng)具備一定的管理經(jīng)驗；d.能代表各有關(guān)部門。

（2）進(jìn)行文件編制準(zhǔn)備。在正式編制體系文件之前，編制小組應(yīng)進(jìn)行編制計劃，這種有利于體系文件編制的整體性，同時加速編制制度。在編制計劃中，應(yīng)明確以下幾個方面的內(nèi)容：

①確定文件的編制格式。對一個組織說，所有的體系文件應(yīng)進(jìn)行基本統(tǒng)一格式。當(dāng)體系文件不是僅有少數(shù)幾個編制時，更應(yīng)事先以書面形式規(guī)定各層次文件的編制格式。以統(tǒng)一的格式編制出的體系文件，會給所有與之接觸的人產(chǎn)生深刻的印象——OHSMS是在有目的的策劃下產(chǎn)生的。

②搜集相關(guān)信息。在編寫之前，必須考慮把什么樣的信息編寫進(jìn)去。來自組織外部的要求，常常在合同、訂單以及其它形式的材料中體現(xiàn)，優(yōu)勢還體現(xiàn)在法律、法規(guī)中；來自組織內(nèi)部員工的要求是雙向的，一方面，它們需要清楚的了解它們必須做什么，達(dá)到何種程度才能滿足OHSMS的要求。另一方面，它們在長期的工作中已形成了自己獨特的工作方法和習(xí)慣，而且它們可能也有很多建議和要求，所有這些內(nèi)、外部信息都應(yīng)盡可能地寫進(jìn)體系文件中去。

③分析和清理現(xiàn)行文件。在編寫體系文件之前，應(yīng)對組織已有的、與OHSMS有關(guān)的文件及現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定進(jìn)行一次分析和清理。這項工作的目的是將那些可以在 OHSMS中使用的文件加以保留，對不完善之處進(jìn)行補(bǔ)充、完善；將那些失效、過期作廢的文件統(tǒng)一收回處理，以確保今后所使用的文件的有效性。

組織如果已經(jīng)建立了ISO9000質(zhì)量體系或ISO14000環(huán)境管理體系，就應(yīng)使OHSMS與這兩個體系融合，特別是：培訓(xùn)、文件控制、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評審等管理方式類似，這些程序最好在原ISO9000或ISO14000程序的基礎(chǔ)上充實為好。

④進(jìn)行培訓(xùn)和分工，明確任務(wù)和接口。為保證體系的編制質(zhì)量，需從以下兩方面進(jìn)行考慮：其一是對編制人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們對標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，編制文件的主要內(nèi)容、格式方面有正確的理解；其二是制定一個體系的編寫計劃，在計劃中明確以下內(nèi)容：a.對文件編制人員進(jìn)行分工，明確各自的任務(wù)；b.規(guī)定各部分文件初稿、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布等各階段的時間；c.確定各編制人員之間交流、協(xié)調(diào)的渠道和方式，必要時可選定一名總協(xié)調(diào)人，負(fù)責(zé)各編制人員之間的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)及處理接口。

（3）編制過程控制。在體系文件的編制過程中，應(yīng)考慮以下幾個方面實施控制：

①盡可能地參考組織內(nèi)以往有關(guān)文件，對過去行之有效的方法在新文件中予以保留從而減少對新文件的“陌生感”。

②在編制過程中要及時勾通信息，尤其是在描述活動接口時，應(yīng)及時協(xié)調(diào)清楚，以免后患。

③盡可能多地了解文件所涉及部門人員的活動過程及方式，對不違背標(biāo)準(zhǔn)要求的內(nèi)容應(yīng)在文件中體現(xiàn)，切記“閉門造車”。

④送交審批前應(yīng)征求有關(guān)部門人員的意見。

（4）進(jìn)行符合性審核。OHSMS文件和符合性審核是一項非常重要的工作，在審核中，要對已編制完成的初稿就其是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否滿足法律的要求，是否完整的描述本組織的OHS活動的實際過程，是否存在職責(zé)和活動的交叉、重復(fù)，是否符合編制格式的要求等諸多方面進(jìn)行審查。此外，對體系文件的語言及用詞方面還要進(jìn)行審核，使體系文件盡可能的簡明扼要，即精練而又不至于使意思含糊不清，避免使用太多的形容和那些容易引起誤會的詞。