行政部文秘

行政部

職責(zé)表述：負(fù)責(zé)來客來訪人員的接待和安排

工作

任務(wù)

熱情禮貌地接待來訪客人

根據(jù)客人的不同習(xí)慣提供不同口味的飲料、餐飲安排

根據(jù)情況對來訪客人進(jìn)行分流，減輕領(lǐng)導(dǎo)的壓力。

職責(zé)表述：高效、禮貌處理來電

工作

任務(wù)

使用專業(yè)術(shù)語禮貌接聽來電。

快捷高效對電話進(jìn)行預(yù)處理，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)不在，或不方便接聽電話時(shí)，做好電話記錄，及時(shí)轉(zhuǎn)告。

對需要反饋的事項(xiàng)做好全程跟蹤、落實(shí)工作。

職責(zé)表述：文書寫作

工作

任務(wù)

掌握文書寫作要領(lǐng)，高質(zhì)量、高效率完成各類文件、信函的起草。

職責(zé)表述：文件、資料的流轉(zhuǎn)及流轉(zhuǎn)中的保密工作

工作

任務(wù)

根據(jù)緊急、重要程度對來文進(jìn)行分類，對緊急的文件及時(shí)安排領(lǐng)導(dǎo)批閱，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)高效處理文件。

根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示，對需要繼續(xù)流轉(zhuǎn)的文件及時(shí)傳遞。

對處理完畢的文件及時(shí)存檔。

對領(lǐng)導(dǎo)的手書指令正本傳遞給相關(guān)人員，復(fù)印件存檔。

在文件流轉(zhuǎn)過程中做好保密工作。

職責(zé)表述：督查催辦工作

工作

任務(wù)

根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)書面批示，根據(jù)時(shí)限及時(shí)做好督查催辦工作。

對領(lǐng)導(dǎo)的口頭交辦的事項(xiàng)，及時(shí)跟進(jìn)、落實(shí)、反饋。

職責(zé)表述：會(huì)議管理

工作

任務(wù)

協(xié)助大型會(huì)議、活動(dòng)的籌辦。

對召集的會(huì)議負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、跟蹤工作，處理會(huì)議期間的各種突發(fā)事件，完成會(huì)議紀(jì)要。

七

職責(zé)表述：外部工作關(guān)系

工作

任務(wù)

輔助領(lǐng)導(dǎo)維護(hù)良好的外部客戶關(guān)系，重大節(jié)日、重要客戶或客戶單位的紀(jì)念日、慶典等提醒或代表領(lǐng)導(dǎo)發(fā)賀函表示祝賀。

協(xié)助公司相關(guān)部門做好領(lǐng)導(dǎo)重大社交、公益活動(dòng)和社會(huì)職務(wù)等活動(dòng)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)工作。

職責(zé)表述：負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)大事記及個(gè)人檔案的收集、整理、歸檔工作

工作

任務(wù)

及時(shí)更新領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案資料，對具有保存價(jià)值的文件、實(shí)物及時(shí)整理歸檔。

定期編制大事記。

職責(zé)表述：領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人財(cái)務(wù)管理

工作

任務(wù)

負(fù)責(zé)總裁各項(xiàng)公務(wù)費(fèi)用的報(bào)銷

每月完成月度費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表

職責(zé)表述：總裁辦公室日常維護(hù)保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、有序、保密及安全

工作

任務(wù)

每日上班前負(fù)責(zé)辦公室的通風(fēng)換氣，保持辦公室的整潔，保證辦公設(shè)施的正常運(yùn)行。

負(fù)責(zé)辦公室陳列物品、裝飾物完好無損；

負(fù)責(zé)辦公室文件資料的安全保密工作。