1、目的
建立本程序的目的是對安全標準化管理體系所要求的記錄予以控制，為安全標準化管理體系運行有效性提供客觀證據(jù)。
2、適用范圍
本程序適用于本公司對證明安全標準化管理休系有效運行的記錄的控制。
3、職責
3.1、安監(jiān)室是記錄控制的歸口管理部門，負責記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置的控制，負責建立記錄控制清單，對記錄的控制進行指導和監(jiān)督。
3.2、各部門負責本部門記錄的編制、標識、貯存、保護、檢索和處置。
4、工作程序
4.1、記錄的編制
4.1.1、本公司所建立的記錄表樣，由各部門負責人組織編制交安監(jiān)室統(tǒng)一審核，并按《文件控制程序》
中編號原則進行編號標識。其審批原件由安監(jiān)室存檔。
4.1.2、各相關部門可根據(jù)需要提出記錄格式設計更改，按《文件控制程序》中有關文件更改條款執(zhí)行。
4.2、記錄的填寫
4.2.1、記錄的填寫要準確、及時、內容完整、字跡清晰。記錄應逐項填寫。未發(fā)生的項目用單杠劃去，各相關欄目負責人簽名不得空白。
4.2.2、記錄不得隨意更改，記錄填寫中發(fā)生的筆誤的勘誤方法是：將記錄內容用筆劃一條橫杠并保持其可辨認，在旁邊寫上正確的內容并簽勘誤者姓名和日期嚴禁使用涂改辦法勘誤。
4.2.3、記錄要求用鋼筆、碳素筆或圓珠筆填寫。
4.3、記錄的標識、貯存、保管
4.3.1、記錄的標識由記錄名稱、記錄編號及流水號組成。
4.3.2、記錄由使用部門收集、編目，以便于索引。各部門須把記錄分類，依日期順序整理好，按一定時間段裝訂成冊。所存記錄應保持整潔、完整。各部門按規(guī)定期限保存記錄。
4.3.3、使用部門應指定專人保管記錄，貯存條件應防潮、防火、防蟲蛀、防鼠害等，防止損壞、變質和丟失。
4.3.4、安全科編制《記錄控制清單》，將公司所有與安全標準化管理體系有關的記錄匯總，包括名稱、編號、保存期、保存單位等內容。各部門填寫本部門使用記錄的清單。
4.3.5、記錄保存期在記錄清單中規(guī)定，一般不少于三年，重要記錄不少于五年。在規(guī)定期限內必須保證記錄的完整。4.3.6、安全部每季度要檢查一次各部門記錄的使用、管理隋祝。
4.4、記錄發(fā)放、借閱和復制
各部門保管的記錄需借閱或復制，要經(jīng)相應部門負責人批準。
4.5、記錄的銷毀處理
對超過保存期限的記錄，或因其他特殊情況需要銷毀時，由使用部門申請，經(jīng)安全科主任確認，報主管副總批準后由各部門執(zhí)行銷毀。
5、相關文件
《文件控制程序》
《記錄控制清單》