1、目的
加強(qiáng)對安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系所要求的所有文件予以控制，確保在安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運行中起重要作用的各個場所都可獲得并使用適用文件的有關(guān)版木。
2、適用范圍
本程序適用于本公司對安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系所要求的所有文件進(jìn)行控制。
3、職責(zé)
3.1、安全部科是安全文件控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)分工的安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件的編制、審核，負(fù)責(zé)安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件的標(biāo)識、發(fā)放、保管、更改、回收、作廢管理。
3.2、安全部科負(fù)責(zé)分管管理文件的編制、審核，并負(fù)責(zé)外來文件適用性的審核和控制。
3.3、總經(jīng)理負(fù)責(zé)安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊的批準(zhǔn)和發(fā)布。
3.4、主管安全副經(jīng)理負(fù)責(zé)程序文件和管理文件的批準(zhǔn)。
3.5、各部門負(fù)責(zé)本部門與安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系有關(guān)的管理文件的編制、審核和本部門所有文件的管理和控制。
4、工作程序
4.1、文件的編號
管理手冊手冊： GSTG（ANQ）-SC-2013
程序文件： GSTG（ANQ）-CX-XX
管理文件： GSTG（ANQ）-GL -XX
記錄： GSTG（ANQ）-JL -XX
4.2、文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放
4.2.1、文件發(fā)布前應(yīng)由授權(quán)人批準(zhǔn)，以確保文件是充分、適宜的；
管理手冊、程序文件由安全科編制，經(jīng)安全副總審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)、發(fā)布；
其它管理文件由主管部門編制，本部門經(jīng)理審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.2.2、文件的發(fā)放由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)，并填寫《文件發(fā)放記錄》由收文人簽收，應(yīng)確保文件使用的各場所都應(yīng)得到適用文件的有關(guān)版本，同時備案存檔。
4.2.1、因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；丟失補(bǔ)發(fā)的文件應(yīng)在原分發(fā)號后標(biāo)注“一補(bǔ)a”，并注明已丟失文件的分發(fā)號作廢，發(fā)放部門做好相應(yīng)簽發(fā)記錄。
4.3、文件的評審和更新
當(dāng)發(fā)現(xiàn)在用的安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件的充分性與適宜性存在問題時，應(yīng)由文件的形成部門及時組織對其評審與更新并按規(guī)定再次批準(zhǔn)。
4.4、文件的受控狀況
4.4.1、文件分為“受控”和“非受控”兩大類。凡與安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，對這些文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再批準(zhǔn)、標(biāo)識、回收、作廢等均應(yīng)受到控制，各主管部門按本程序執(zhí)行。
4.4.2、受控文件應(yīng)在文件封面上加蓋紅色“受控”印章井注明分發(fā)號。
4.4.3、“非受控”文件指如發(fā)給外部的安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊等無法跟蹤控制的文件。
4.4.4、安全部應(yīng)編制本公司安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件的《受控文件清單》。并公布以便使用部門隨時堂握和使用文件有效版本。
4.5、文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制
4.5.1、安全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系文件需要更改時要由相應(yīng)主管部門填寫《文件更改處置單》，經(jīng)原審批部門審批，再由相應(yīng)部門指定該文件負(fù)責(zé)人進(jìn)行更改。如果指定其它部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。
4.5.1、文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)應(yīng)在所更改的文件和《受控文件清單》上進(jìn)行標(biāo)識，以確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；
4.5.1、文件更改后，應(yīng)按該文件發(fā)放范圍及時收回失效或作廢文件，以確保有效文件的唯一性。
4.6、文件的保存、回收、作廢與銷毀
4.6.1、文件的保存
（1）所有文件都必須分類存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方；
（2）所有安全類原始文件都必須在公司檔案室存檔，各部門文件由本部門保管，安監(jiān)室對各部門安全類文件保管情況進(jìn)行檢查；
（3）任何人不得在受控文件上涂改、亂劃，確保文件清潔和清晰，易于識別和檢索。
4.6.2、文件的回收、作廢與銷毀
（1）安全科及時從文件使用場所收回失效和作廢文件，加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預(yù)期使用；

（2） 若因任何原因需保留的作廢文件，應(yīng)在文件封面上加蓋“作廢留用”印章加以標(biāo)識并單獨保存。對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門寫明作廢文件目錄，經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室進(jìn)行銷毀。
4.7、外來文件的控制
外來安全文件與法律法規(guī)由主管副總審批其適用性并確定發(fā)放范圍安全科統(tǒng)一編號，加蓋受控章，報總經(jīng)理辦公室納入《受控文件清單》中，控制其發(fā)放并跟蹤其修訂狀態(tài)，適時對修訂或換版文件進(jìn)行更換確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。
4.8、文件的借閱、復(fù)制
需借閱、復(fù)制文件時，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向文件管理人員借閱、復(fù)制。借閱文件應(yīng)在《文件借閱記錄》上簽字，借閱者應(yīng)按期歸還，復(fù)制的受控文件必須由文件管理人員登記編號，并加蓋“受控”印章。
4.9、記錄是一種特殊文件，應(yīng)按《記錄控制程序》進(jìn)行控制.
4.10、總經(jīng)理辦公室應(yīng)每季度對各部門受控文件管理情況進(jìn)行一次檢查，并形成記錄。
5、相關(guān)文件
《記錄控制程序》
《受控文件清單》
《文件發(fā)放記錄》
《文件更改處置單》
《文件借閱記錄》