一、文檔是單位的重要資料，加強文檔的管理，是保障和促進各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展，實現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化，為使文檔管理達到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文檔管理應指定專人負責（專職文秘），文件管理員必須作好文卷歸檔，存放保管和遵守單位有關文件使用的管理規(guī)定。
三、文件管理員應按以下程序工作
1、文件收集：堅持隨時對收集的文件進行歸檔，保證文件資料的完整，對已辦理完畢的文件應及時收回存檔；對會議文件要及時整理，單位對外發(fā)文件報送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集時應按文件收發(fā)的單位、性質分類，再根據(jù)時間先后排列存檔備查。
3、文件收發(fā)
文件收文應填寫收文的表格，注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時間、收文時間、收文人簽名。
文件發(fā)文應填寫發(fā)文的表格，注明發(fā)文名稱、發(fā)文時間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。
四、文件存放和銷毀
1、文件應有一個安全的存放之外，最好配備專門的文件柜。
2、文件的存放和提取應由專職人員負責。
3、專職人員應做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。
4、文件裝訂存檔（每年一次）：將文件分類后按時間和來文單位順序排列，編上頁碼，做好文件目錄后裝訂，和收發(fā)文登記表格放在一起，以便查找。
5、文件銷毀：單位年終進行文件銷毀工作，對無歸檔存放價值的文件、材料，上級指定需要銷毀的文件，其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應統(tǒng)一填寫銷文登記表，由站長簽字同意后方可銷毀，銷毀文件時由分管站長在場監(jiān)銷。
五、文件借閱
1、本單位人員借閱文件，文件管理員應制定表格，注意借閱人姓名，注明歸還時間，借閱人簽名。交待紀律，保證文件不丟失，不得轉借他人，愛護文件注意清潔，在規(guī)定時間內歸還。
2、外單位人員借閱文件，須持有介紹信，經(jīng)站長同意后方可借閱。
3、文件管理員應遵守文件保密規(guī)定，不能借閱的文件嚴禁借閱。
六、處理
對違反本制度的行為，按照車站《職工獎懲實施細則》處理。