三、文件材料的形成和歸檔

　　9．各級安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全文件材料歸檔制度，對文件材料的歸檔范圍、時間、質(zhì)量要求、程序等做出具體規(guī)定，確保歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　　10．安全生產(chǎn)監(jiān)管檔案主要由安全生產(chǎn)監(jiān)管日常管理文件材料、執(zhí)法檢查材料、行政審批和備案材料以及事故調(diào)查處理文件材料組成。

　　(1)安全生產(chǎn)監(jiān)管日常管理文件材料，包括履行安全生產(chǎn)監(jiān)督管理職責(zé)過程中形成的各種文件、立法相關(guān)材料、會議材料、安全統(tǒng)計分析材料、信訪材料、行政復(fù)議材料及其他日常管理文件材料等。

　　(2)執(zhí)法檢查材料，包括安全生產(chǎn)執(zhí)法檢查、督查、專項整治過程中形成的調(diào)查筆錄、處理決定等執(zhí)法文書材料以及相應(yīng)的安全事故隱患整改材料等。

　　(3)行政審批和備案材料，包括職責(zé)范圍內(nèi)新建、改建、擴(kuò)建工程項目的安全設(shè)施審查及竣工驗收審批材料，職責(zé)范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)許可審批材料，對工礦商貿(mào)生產(chǎn)經(jīng)營單位安全生產(chǎn)條件和有關(guān)設(shè)備(特種設(shè)備除外)進(jìn)行檢測檢驗、安全評價、安全培訓(xùn)、安全咨詢等社會中介組織的資質(zhì)認(rèn)定審批材料，生產(chǎn)經(jīng)營單位主要負(fù)責(zé)人及安全生產(chǎn)管理人員安全資格考核材料，特種作業(yè)人員考核材料，職責(zé)范圍內(nèi)要求的各項管理工作備案材料等。

　　(4) 事故調(diào)查處理文件材料，包括本單位在事故報告、調(diào)查處理和批復(fù)結(jié)案過程中形成的全部文件材料。

　　11．安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門形成的具有保存價值的文件材料，由文書機(jī)構(gòu)或文件材料形成機(jī)構(gòu)按相關(guān)要求整理后，向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

　　12．安全生產(chǎn)監(jiān)管日常管理文件材料應(yīng)于次年6月30日以前歸檔；事故調(diào)查處理文件材料應(yīng)在事故處理結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔；執(zhí)法檢查材料、行政審批和備案材料可分階段歸檔。

　　13．歸檔文件質(zhì)量要求：

　　(1)歸檔的文件材料必須是辦理完畢、齊全完整、具有保存價值；

　　(2)本部門主辦的文件，必須歸檔保存原件，確無原件的，須在備考表中予以說明；

　　(3)歸檔的文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求；

　　(4)已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制；

　　(5) 電子文件形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子文件，制成紙質(zhì)文件與原電子文件的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)；

　　(6)歸檔的電子文件應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子文件一般不加密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

　　14．文件材料歸檔時，交接雙方應(yīng)清點、核對文件材料，并在移交方編制的歸檔移交目錄上簽字或蓋章。

　四、檔案的管理

　　15．安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門應(yīng)根據(jù)本單位實際情況，對歸檔文件進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)地分類、排列、編目和保管，采用先進(jìn)技術(shù)和管理方法，推動文檔一體化進(jìn)程，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

　　16．安全生產(chǎn)監(jiān)管日常管理文件材料可按年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限分類，按形成時間順序排列，或采用適合本單位的檔案分類方案，按件整理。

　　執(zhí)法檢查材料可按年度、行業(yè)、地區(qū)分類，以每個被監(jiān)管單位形成的文件材料為保管單位整理，按形成時間順序排列。

　　行政審批和備案材料可結(jié)合行政審批和備案項目、行業(yè)、地區(qū)、被監(jiān)管單位，采用適合本單位的檔案分類體系和排列方法，以一個被監(jiān)管單位的一項行政審批和備案項目形成的文件材料為保管單位整理，一項一卷。行政許可項目在審批手續(xù)完成后在許可有效期內(nèi)發(fā)生變更，辦理變更手續(xù)過程中形成的案卷可與申辦案卷合并保管或單獨排列。

　　事故調(diào)查處理文件材料以一起事故形成的文件材料為保管單位整理，按年度結(jié)合案卷形成時間順序排列。