文件和記錄管理是食品企業(yè)食品安全管理體系的重要組成部分，企業(yè)采購、加工、貯存、檢驗、銷售等相關(guān)活動都應(yīng)有相應(yīng)的詳細記錄。文件和記錄應(yīng)按照操作規(guī)程管理，內(nèi)容應(yīng)準確、清晰、便于追溯。

一、相關(guān)要求如下

1、應(yīng)建立文件、記錄管理制度，對文件進行有效管理，確保各相關(guān)場所使用的文件均為有效版本。

2、應(yīng)真實記錄食品原料、食品添加劑和食品包材等食品相關(guān)產(chǎn)品的名稱、規(guī)范、數(shù)量、供貨者名稱及聯(lián)系方式、進貨日期等內(nèi)容。

3、應(yīng)如實記錄食品加工過程（包括工藝參數(shù)、環(huán)境監(jiān)測等）、產(chǎn)品貯存情況及產(chǎn)品的檢驗批號、檢驗日期、檢驗人員、檢驗方法、檢驗結(jié)果等內(nèi)容。

4、應(yīng)如實記錄出廠產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)批號、購貨者名稱及聯(lián)系方式、檢驗合格單、銷售日期等內(nèi)容。

5、應(yīng)如實記錄發(fā)生召回的食品名稱、批次、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)生召回的原因及后續(xù)整改方案等內(nèi)容。

6、食品原料、食品添加劑和食品包材等食品相關(guān)產(chǎn)品進貨查驗記錄，食品出廠檢驗記錄應(yīng)由記錄和審核人員復(fù)合簽名，記錄內(nèi)容應(yīng)完整。保存期限不得少于2年。

7、應(yīng)建立客戶投訴處理機制。對客戶提出的書面或口頭意見、投訴，企業(yè)相關(guān)管理部門應(yīng)作記錄并查找原因，妥善處理。

8、鼓勵采用先進技術(shù)手段（如電子計算機信息系統(tǒng)），進行文件管理。

二、實施要點

文件管理制度是對文件的制定、審核、批準、發(fā)放、培訓(xùn)、使用、更改、標識、回收、作廢、存檔等活動進行管理的依據(jù)。

文件是信息及其承載媒體，記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報告、標準等均可以采用電子計算機信息系統(tǒng)進行管理。文件可以是計算機磁盤、光盤、軟件系統(tǒng)或其他電子媒體，或它們的組合。

食品生產(chǎn)企業(yè)實施食品生產(chǎn)活動時應(yīng)有相應(yīng)的計劃作為指引，計劃應(yīng)當有書面文件，執(zhí)行應(yīng)當有記錄。記錄是一種特殊的文件，是提供活動、產(chǎn)品（或服務(wù)）符合相關(guān)要求、管理體系有效運行、能夠進行有效追溯的客觀證據(jù)，也是驗證、預(yù)防和糾正措施的證據(jù)。

記錄是反映實際生產(chǎn)活動實施結(jié)果的書面文件，食品生產(chǎn)的所有環(huán)節(jié)，從采購、生產(chǎn)、檢驗、倉儲、物流到銷售都要有記錄可查證追溯。記錄必須真實、準確、完整，體現(xiàn)生產(chǎn)過程中的實際情況。食品企業(yè)在符合相關(guān)法律法規(guī)要求的前提下，可根據(jù)自身實際情況作出相應(yīng)的規(guī)定，記錄可以是紙質(zhì)文件或電子記錄。

企業(yè)應(yīng)建立客戶投訴處理機制，根據(jù)規(guī)定的客戶投訴處理程序，對客戶提出書面或口頭意見、投訴做好記錄，通知企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門查找原因，給出妥善處理意見，對客戶及時反饋和答復(fù)，保留相應(yīng)的記錄，包含企業(yè)內(nèi)部糾正措施的記錄。

1、文件管控要求一般包括：

①有制定、審核、修改程序，明確文件發(fā)放部門；

②當客觀情況發(fā)生變化，如組織機構(gòu)變化、產(chǎn)品變更、相關(guān)法律法規(guī)變化時，應(yīng)對文件進行審核，必要時進行修改；

③應(yīng)對文件修訂狀態(tài)進行標識，即版本號、修訂狀態(tài)、修訂一覽表等；

④除現(xiàn)行有效版本外，其他版本不得出現(xiàn)在文件應(yīng)用場所，以免混淆，收、發(fā)文登記表、受控文件清單等應(yīng)有詳細記載；

⑤文件字跡應(yīng)清晰、有編號，易于識別；

⑥與產(chǎn)品（或服務(wù)）有關(guān)的外來文件，如與產(chǎn)品有關(guān)的標準、法律法規(guī)等，應(yīng)有單獨標志或單獨存放，應(yīng)有保管和使用措施等的規(guī)定；

⑦作廢文件要及時收回，如需保存應(yīng)加注“作廢”字樣，保存期限不得少于2年；

⑧文件的歸檔、查詢、作廢等應(yīng)由專人管理。

2、記錄管控要求一般包括：

①記錄進行標識、編號、登記（記錄清單）；

②記錄需要保存在適宜的場所，以防損壞和丟失；

③規(guī)定記錄的保管、借閱要求；

④記錄應(yīng)易于檢索和查找；

⑤記錄保存期限不得少于2年；

⑥規(guī)定記錄處置和銷毀的要求；

⑦記錄不得隨意更改和更新，因記錄有誤等確有必要更改和更新時應(yīng)當遵循相應(yīng)的規(guī)程操作。