1? 目的

為保證公司環(huán)境管理體系的有效運行，對環(huán)境管理記錄實施有效控制，實現(xiàn)記錄的可追溯性和見證性。

2? 范圍

本程序適用于各二級單位的環(huán)境管理體系記錄及與體系運行相關(guān)記錄的格式、編目、書寫、歸檔、保存、保管、查詢、處理等方面的管理。

3? 定義

記錄：對有關(guān)環(huán)境管理體系運行過程及運行結(jié)果的真實記載，對環(huán)境管理體系的運作具有可追溯性和見證性。

4? 職責(zé)

4.1? 環(huán)保科為公司環(huán)境管理體系記錄的監(jiān)督檢查部門，負責(zé)公司級環(huán)境管理體系運行中所形成記錄的歸口管理。并負責(zé)對二級單位的環(huán)境管理體系記錄的編號進行審核，負責(zé)對體系內(nèi)各二級單位記錄使用的規(guī)范性進行檢查，負責(zé)對各二級單位需印刷環(huán)境管理體系記錄的審核與批準。

4.3? 各二級單位負責(zé)本單位環(huán)境管理體系的記錄和管理。

4.4? 各二級單位按照公司統(tǒng)計報表、原始記錄統(tǒng)一編號格式的規(guī)定，對本單位環(huán)境管理體系的記錄進行編目，并報環(huán)?？苽浒?。

5? 工作程序

5.1? 環(huán)境記錄的格式

5.1.1? 屬于上級機關(guān)制發(fā)的記錄，延用上級機關(guān)的記錄格式；

5.1.2? 各二級單位根據(jù)公司環(huán)境體系管理的各項要求，制發(fā)本單位的環(huán)境記錄，記錄應(yīng)包括記錄時間、具體描述及相關(guān)內(nèi)容、填寫單位、填寫人、責(zé)任人等。

5.1.3? 各二級單位制發(fā)的記錄的編目按公司統(tǒng)計報表、原始記錄統(tǒng)一編號格式規(guī)定執(zhí)行。

5.1.4? 記錄的編碼規(guī)定：

5.1.4.1? 內(nèi)部使用記錄的編碼規(guī)定：編號以 單位簡寫/ EMS /JL-01開頭，其后具體編號由各單位自行制定。

5.1.4.2?? 外部接受的文件：如源文件含記錄編號，將延用原編號，若源文件無編號，可結(jié)合實際自行制定編號。

5.2? 環(huán)境記錄的書寫

5.2.1? 一般以文字形式記錄，分為手工記錄及電子版本記錄，要求字體要工整、規(guī)范、清楚，內(nèi)容必須完整、準確、有效，具有可追溯性和可見證性。

5.2.2? 逐步推行電子化記錄管理。計算機輸出的記錄，其格式、編目與使用的要求同一般書面記錄。

5.2.3? 暫時不需填寫的空白項，如是整項空白項需將項目名稱用“? —? ”線劃掉，局部空白項不作任何處理。計算機輸出的記錄空白項不做任何處理。

5.3? 環(huán)境記錄的修改

環(huán)境記錄不得隨意涂改，確需更改時必須由原記錄人簽字確認，計算機中儲存的記錄采用只讀形式，計算機中輸出的記錄不得涂改。

5.4? 環(huán)境記錄的保存、存檔及保存期限

5.4.1? 各二級單位應(yīng)指定專人于固定場所分類保存環(huán)境記錄，并按公司檔案管理規(guī)定進行歸檔；

5.4.2? 環(huán)境記錄的保存期限，法律法規(guī)有明確規(guī)定的，執(zhí)行法律法規(guī)的規(guī)定，無明確規(guī)定的，根據(jù)環(huán)境記錄信息的重要程度，將保存期限劃分一年期、二年期、永久。

5.5? 環(huán)境記錄的保管

5.5.1? 指定保管環(huán)境記錄的場所，書面記錄要在防火、防鼠、防蛀、防盜、防潮、防輻射的環(huán)境下存放。

5.5.2? 環(huán)境電子記錄應(yīng)有防磁、防高溫、防凍、防盜、防潮、防病毒措施。

5.6? 環(huán)境記錄的查詢

查詢記錄需登記。一般不得將記錄帶出記錄保存場所、不得抄錄，特殊情況需經(jīng)二級單位領(lǐng)導(dǎo)批準。

5.7? 環(huán)境記錄的處理

環(huán)境記錄保存到期限后，由記錄管理人員上報記錄銷毀清單，經(jīng)二級單位領(lǐng)導(dǎo)核準簽字報主管部門批準后方可處理。

5.8? 環(huán)境記錄的監(jiān)督、檢查

5.8.1? 各二級單位對本部門的環(huán)境記錄實行自主管理，確保環(huán)境管理體系記錄有效，滿足體系運行的要求;記錄格式的修改及整個記錄的廢除需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行。

5.8.2? 企管人事處對環(huán)境管理體系記錄的規(guī)范性進行檢查，并納入公司檢查考核。

6? 相關(guān)記錄

《環(huán)境管理體系記錄查詢登記表》

《環(huán)境管理體系記錄銷毀清單》