為了建立健全我公司特種設備安全技術檔案管理工作，加強對本單位特種設備安全技術檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結合本單位實際情況，特制定本辦法。
        一、本單位檔案管理體制
        1、  本單位檔案管理機構：安監(jiān)部統(tǒng)一管理本單位的特種設備技術檔案。
        2、  本單位指定專人管理特種設備技術檔案工作，保管人必須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。
        二、立卷歸檔制度
        1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。特種設備管理部門將辦理完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交檔案室集中保存。
        2、歸檔范圍：凡是本單位具有考查利用價值的文件材料。包括特種設備注冊登記表、使用證復印件、設計文件、制造單位的產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料；特種設備定期檢驗和定期自行檢查的記錄；特種設備的日常使用狀況記錄；特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄；特種設備運行故意和事故及處理記錄；特種設備重大修理改造竣工檔案；停用、緩檢的相關申請資料等。以及特種設備有關往來函件（含傳真、電子郵件等）、照片等各種形式、載體的文件。
        3、歸檔時間：辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：
        3、1、按年形成的文件，第二年上半年歸檔。
        3、2、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。
        3、3、凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。
        3、4、特種設備電梯重大維修驗收及年檢驗收合格后，三個月內歸檔。
        4、歸檔要求
        4、1、材料完整齊全。
        4、2、系統(tǒng)、條理、保持有機聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯(lián)系，區(qū)分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。
        4、3、立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統(tǒng)一立卷，不得分散。
        4、4、在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統(tǒng)一規(guī)定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。
        4、5、由檔案部門對特種設備管理部門加以指導，協(xié)助特種設備管理部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù)，雙方在移交清冊簽字。
        5、歸檔要求
        5、1、編制立卷項目，將辦理完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。
        5、2、文件按時間順序排列，最近的在最上面。
        5、3、一臺特種設備一個立卷，一個檔案盒。
        5、4、定時交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。
        6、 記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用A4紙。
        三、檔案管理工作
        1、檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位；分類，依據(jù)檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。
        2、檔案保管：本單位設立專用文件庫保存檔案。
        3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。
        4、檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續(xù)，經總經理批準，方能銷毀；銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。
        四、檔案利用工作
        1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據(jù)借閱權限和檔案密級，經有關領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限。
        2、檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復印件；提供文獻索引資料。
        3、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關法律法規(guī)，做好本公司檔案統(tǒng)計工作。