1、 分廠在做好采購(gòu)計(jì)劃的同時(shí)，要嚴(yán)格控制物品的采購(gòu)數(shù)量，保證配品備件的數(shù)量適中。
2、 設(shè)備或配件領(lǐng)用后，分廠要了解其質(zhì)量保證期限，明確其性能指標(biāo)，對(duì)投入使用的情況進(jìn)行跟蹤，屬于固定資產(chǎn)的要及時(shí)辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)，建立設(shè)備技術(shù)檔案，完善設(shè)備一覽表及設(shè)備臺(tái)帳。
3、 分廠在領(lǐng)用過(guò)程中，對(duì)通過(guò)目測(cè)發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題的配件，應(yīng)要求倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行退換，并有義務(wù)將生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商反饋到生產(chǎn)部及采購(gòu)部；在使用過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，首先要客觀公正的分析原因，確認(rèn)責(zé)任人，屬于我方責(zé)任的要處理相關(guān)責(zé)任人，屬于產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題要及時(shí)反饋給采購(gòu)部。
4、 首次出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的備件，填寫(xiě)〈〈備品配件質(zhì)量問(wèn)題登記表〉〉，寫(xiě)明名稱(chēng)、型號(hào)、使用時(shí)間、問(wèn)題癥狀、出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)間、生產(chǎn)廠家，反映到生產(chǎn)部，由生產(chǎn)部確認(rèn)后送到采購(gòu)部處理。
5、 采購(gòu)部填寫(xiě)處理意見(jiàn)后，分廠拿回保存待質(zhì)量問(wèn)題處理結(jié)束后，由采購(gòu)部或生產(chǎn)廠家簽字確認(rèn)；若處理結(jié)束后仍出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，分廠要及時(shí)與采購(gòu)部聯(lián)系，要求重新解決，情況嚴(yán)重的可提出延長(zhǎng)質(zhì)保期。
6、 針對(duì)廠家不能及時(shí)解決或采購(gòu)部處理不當(dāng)?shù)?，可填?xiě)〈〈物品質(zhì)量問(wèn)題投訴單〉〉交于審計(jì)部，由審計(jì)部幫助督促處理。
7、 備件出現(xiàn)各種問(wèn)題，分廠要及時(shí)、詳細(xì)做好記錄，同時(shí)要注明給我方帶來(lái)的損失情況。
8、 產(chǎn)品在使用過(guò)程中，若無(wú)質(zhì)量問(wèn)題，在填寫(xiě)使用情況時(shí)，要注明使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用情況，簽署姓名和日期。
9、 對(duì)于因工藝條件改變或未能投入使用的要詳細(xì)說(shuō)明原因，避免出現(xiàn)敷衍了事、推諉扯皮的現(xiàn)象。

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