1．目的

　　為促進公司行政管理的規(guī)范化、制度化、標準化建設(shè)，加強行政費用的統(tǒng)計工作，特寫此報表管理制度。

　　2．適用范圍

　　本辦法適用于集團行政報表的編制管理工作。

　　3．行政報表目錄、報送時間、收件人

　　序號 報表類型 報表名稱 報表時間 收件人 抄送人

　　1 臨時性報表 《工傷（意外）事故報告書》 及時

　　2 《消防事故報告書》 3

　　《林木事故報告書》 4

　　《財產(chǎn)出險通知書》 5

　　《交通事故報告書》 6

　　《大事記》 7

　　月報 《行政費用匯總表》 每月15日

　　8 《行政費用月度分攤表》 每月15日

　　9 《車輛費用月報表》 每月10日

　　10 《宿舍狀況表》 每月10日

　　11 《通訊錄》 每月5日

　　12 季報 《消防事故統(tǒng)計表》 每季度5日前

　　14 《林木事故統(tǒng)計表》

　　15 《工傷（意外）事故統(tǒng)計表》

　　16 《財產(chǎn)保險事故統(tǒng)計表》

　　17 《車輛交通事故統(tǒng)計表》

　　18 《印章使用登記表》

　　19 《機動車輛統(tǒng)計表》

　　20 《租賃物業(yè)統(tǒng)計表》

　　21 《自購物業(yè)統(tǒng)計表》

　　4．報送方式

　　4．1 各子公司需在報表規(guī)定的時間內(nèi)，將當月行政報表以電子文檔形式通過E-mail報送到集團人力資源及行政部行政主任處，并抄送相關(guān)人員。

　　4．2 集團人力資源及行政部行政主任需及時將各子公司、集團總部的行政數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總后，于規(guī)定內(nèi)將該表上報香港總部人力資源及行政部審核。

　　5．報表編制說明

　　5．1 行政報表體系納入年度考核，由集團人力資源及行政部負責對各公司人力資源及行政部行政報表編寫責任人實施考核。

　　5．2 為保證行政報表統(tǒng)計資料的連續(xù)性、準確性和時效性，請各子公司安排專人做好行政報表的編寫統(tǒng)計工作。嚴格按照填報標準和要求及時準確地做好統(tǒng)計、匯總，并按時限上報。

　　5．3 各子公司可根據(jù)本公司實際情況，選擇以上報表填寫，例如有的公司沒有車輛或購買林地的，可以不用填寫相關(guān)表單。

　　5．4 如果本月（季）報表與上月（季）報表數(shù)據(jù)一致沒有變化時，必須將報表時間與填報日期更新后上報。

　　5．5 臨時性報表是指子公司有事故（事件）發(fā)生后填寫的報表，臨時性報表必須是在事故發(fā)生后2日內(nèi)填

　　寫相關(guān)表單報告集團人力資源及行政部相關(guān)人員。例如子公司員工發(fā)生工傷事故或意外事故，填寫《工傷（意外）事故報告書》，獲得相關(guān)榮譽時，填寫《大事記》。

　　5．6 月（季）度報表的統(tǒng)計必須準時完成，數(shù)據(jù)準確無誤，如果因為特殊情況不能準時填報，須提前向集團人力資源及行政部行政主任說明原因。

　　5．7《租賃物業(yè)統(tǒng)計表》、《自購物業(yè)統(tǒng)計表》統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)包括辦公室、宿舍、廠房、倉庫等一切建筑物及土地。

　　5．8 行政費用分攤方法，各部門申請的文具、辦公耗材、紙張及印刷用品等計入申請部門費用；公司產(chǎn)生的公共行政費用（如房屋租金、水電費、管理費、維修費、電話費、飲用水、財產(chǎn)保險等）按當月各部門人數(shù)進行分攤到每個人；車輛費用按各部門實際使用分攤，維修、保養(yǎng)、保險、稅費按當月各部門人數(shù)進行分攤到每個人。

　　5．9 集團人力資源及行政部因工作需要，可以臨時增加報表數(shù)量或修改報表格式內(nèi)容。

　　5．10 按照公司財務(wù)管理制度或固定資產(chǎn)管理制度列入固定資產(chǎn)的設(shè)備和工具等費用，不需要列入行政費用內(nèi)。

　　5．11 各子公司如在報表填寫過程中，對報表格式等內(nèi)容不清楚時，應(yīng)向集團人力資源及行政部行政主任咨詢后再填報，不得擅自更改報表內(nèi)容和格式。

　　6．報表管理

　　6．1 行政報表文檔以書面文件或電子文件兩種方式給予存檔保存，并按時間順序排列。

　　6．2 為使行政數(shù)據(jù)可追溯性，行政報表保存時間為二年。

　　7．本辦法由集團人力資源及行政部制定和解釋。