???????????????? 資料管理清單???????????????????????????????? 附表11-13

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????????????????? 發(fā)放回收登記表???????????????????????????? 附表11-14

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????????????? 文件和資料現(xiàn)行狀態(tài)清單???????????????????????? 附表11-15

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????????????????????????? 文件修改記錄???????????????????? 附表11-16

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??????????????????? 文件銷毀（留用）審批表???????????? 附表11-17

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???????????? 文件和資料借閱登記表????????????????????????? 附表11-18

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?????????????? 外來文件管制表???????????????????? 附表11-19

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二、文印管理制度

⑴文件資料的復(fù)印、打印須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理。部門經(jīng)理不在時(shí)，可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理（機(jī)密件除外）

⑵私人資料不得在公司打印、復(fù)印

⑶文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。對(duì)收到的文件資料，文印室工作人員應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室取回，不得延誤

⑷文印室工作人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件

⑸對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，文印室工作人員應(yīng)做好登記，并在月終統(tǒng)計(jì)核算。涉密文件的復(fù)印廢件應(yīng)及時(shí)銷毀

⑹不得擅自復(fù)印絕密文件和個(gè)人資料。復(fù)印機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

⑺復(fù)印機(jī)由專人保管使用，其他人員非經(jīng)允許不得自行開機(jī)

⑻文印室工作人員應(yīng)按規(guī)程操作文印設(shè)備，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、檢測、保養(yǎng)，下班時(shí)注意檢查設(shè)備電源的關(guān)閉情況，斷開電源

三、辦公用品管理制度

為規(guī)范辦公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度

⑴公司辦公用品采用定額預(yù)算管理制

⑵公司各部門必須將所需辦公用品提前半個(gè)月報(bào)至行政辦公室，行政辦公室根據(jù)實(shí)際用量和庫存情況制定購置計(jì)劃，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后購置

⑶每月月底前，物資部統(tǒng)計(jì)各部門的辦公用品清單報(bào)行政辦公室

⑷對(duì)于預(yù)算限額內(nèi)的辦公用品領(lǐng)用，職員須填寫〈辦公用品申領(lǐng)單〉，經(jīng)部門經(jīng)理根據(jù)預(yù)算審核簽字后，直接到物資采購中心領(lǐng)取

⑸備品發(fā)放采取定期發(fā)放制度，每月的1日和15日辦理，其他時(shí)間不予辦理

⑹備品倉庫設(shè)專人負(fù)責(zé)。備品入庫需根據(jù)〈入庫單〉嚴(yán)格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價(jià)是否與〈進(jìn)貨單〉相符，按手續(xù)驗(yàn)收入庫，登記入帳。為辦入庫手續(xù)，財(cái)務(wù)一律不予報(bào)銷

⑺備品保管要材料清、帳目清、數(shù)量清，擺放整齊、庫房整齊，帳、卡、物一致，做到日清月結(jié)。

⑻做好出庫管理。在日清月結(jié)的條件下，倉庫負(fù)責(zé)人月末必須對(duì)所有單據(jù)按部門統(tǒng)計(jì)，及時(shí)轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部結(jié)算

⑼各部門設(shè)立耐用辦公用品檔案卡，由行政辦公室定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失，由當(dāng)事人賠償

⑽公司員工離職時(shí)，須如數(shù)退還辦公用品（易耗品除外）。如有遺失按公司規(guī)定賠償，否則，不予辦理離職手續(xù)