為加強對會議時間的控制，提高會議質(zhì)量，特制定本制度
2、范圍
本會議管理制度適用于公司主辦的各種行政辦公會議
會議分類及組織
（1）公司級會議：參加人員為公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員，每周召開一次。會議由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理指定的副總經(jīng)理主持
?????? ⑶部門會議：系公司各部門、各所屬企業(yè)組織召開的工作例會，每周一召開。會議由部門負(fù)責(zé)人或企業(yè)經(jīng)理主持
⑷專業(yè)會議：系公司內(nèi)部的技術(shù)、銷售業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)綜合會（如經(jīng)營活動分析會、質(zhì)量分析會、生產(chǎn)技術(shù)會、生產(chǎn)調(diào)度會和安全工作會等），根據(jù)需要不定期召開。總部由分管副總經(jīng)理或總工程師主持，所屬企業(yè)由分管副總經(jīng)理或總工程師主持。
⑸臨時會議：根據(jù)工作需要，為解決某些重要問題而臨時召開的會議（如公司職工大會和公司黨、團(tuán)員大會，以及各種代表大會等）
⑹定期匯報：公司各部門和各所屬企業(yè)負(fù)責(zé)人，每月以書面形式向主管副經(jīng)理或總經(jīng)理匯報一次工作。
4、例會執(zhí)行與安排
⑴公司原則上每周召開工作例會一次。工作例會是各部門溝通信息的主要渠道之一，也是公司管理決策和實施工作指導(dǎo)的重要形式。為增強公司各部門管理人員的管理角色意識，發(fā)展管理人員的交流、溝通能力，每兩周工作例會實行“輪值主席制”，即每次工作例會由公司各部門負(fù)責(zé)人輪流出任會議主席，負(fù)責(zé)會議召集和主持。
⑵會議主席制要求輪值主席在會前做好充分的準(zhǔn)備，了解本次會議各部門需要匯報或討論的重要問題，形成書面的主持提綱。
5、會議主持人職責(zé)
⑴會議主持人應(yīng)預(yù)先將會議內(nèi)容通知與會者使會議討論有的放矢
⑵會議開始后就議題的要旨必須做簡潔說明
⑶引導(dǎo)討論并在預(yù)定時間內(nèi)作出結(jié)論
⑷就會議討論整理出的結(jié)論交全體與會人員確認(rèn)，需表決的應(yīng)通過表決確認(rèn)
⑸確定專人做好會議記錄，及時整理會議紀(jì)要、編號、下發(fā)及歸檔管理
6、會議紀(jì)要管理規(guī)定
1）會議紀(jì)要的形式與簽發(fā)
⑴公司辦公例會會議紀(jì)要、決議，由行政管理部整理成文
⑵行政管理部根據(jù)會議內(nèi)容的需要在限定時間內(nèi)完成紀(jì)要和決議的整理工作
⑶會議紀(jì)要和決議形成后，參會的公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽字確認(rèn)
⑷會議紀(jì)要發(fā)放前應(yīng)填寫（會議紀(jì)要發(fā)放審批單）。審批單內(nèi)容包括紀(jì)要編號=發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)（主持會議的領(lǐng)導(dǎo)）審批意見
⑸會議紀(jì)要應(yīng)有發(fā)文號，發(fā)放時應(yīng)填寫〈文件簽收記錄表〉，并由接收人簽收
⑹會議紀(jì)要應(yīng)分類存檔，并按重要程度確保保存期限
2）會議紀(jì)要的備忘
會議紀(jì)要作為公司的重要文件，備忘已研究決定的事項，發(fā)至參加會議全體人員，以便對照核查落實
7、會議注意事項
⑴要求參加會議人員提前5分鐘到場
⑵實行會議人員簽到制度
⑶做好會議內(nèi)容準(zhǔn)備，并做好會議記錄
⑷會議期間會議人員注意力集中，禁止打瞌睡或做與會議無關(guān)的事情
⑸會議期間將通訊器材設(shè)定在靜音狀態(tài)或關(guān)機，非緊急事件應(yīng)盡量避免接電話。
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