第一章? 總則
第1條 為進一步規(guī)范公司公文管理，促進公文制訂、接收、發(fā)放及存檔工作的程序化、制度化、標準化，確保國家、地方行業(yè)法規(guī)及公司政策、制度、工作指示、工作匯報等及時上傳下達和跟進落實，提高行政工作效率和質(zhì)量，制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于公司所有公文的收發(fā)、閱批、分轉(zhuǎn)與歸檔等整個過程的辦理與控制。
第3條 主要職責。
1.集團領(lǐng)導(dǎo)：負責公文的審核、批示、簽發(fā)等。
2.集團企業(yè)管理中心：負責重要公文的起草、公文的審核、有關(guān)公文規(guī)范的制定；
3.集團行政管理中心：負責公文的收發(fā)實施、傳閱、督辦、歸檔等。
4.集團各中心：負責對相關(guān)收文的批辦及本部門所發(fā)公文的起草與核稿等。
第二章? 公文的類別
第4條 按照公文來源，將公文分為外來公文與內(nèi)部公文兩類。
1.外來公文指政府部門、行業(yè)主管部門等外單位（轉(zhuǎn)）發(fā)給公司的公文。
2.內(nèi)部公文指在公司內(nèi)部使用的公文，包括集團下發(fā)的或下屬各單位下發(fā)的規(guī)章制度、通知、通告、通報、任命、決定、計劃總結(jié)報告、會議紀要和階段性規(guī)定等。
第5條 按照公文收發(fā)的單位層級方向，將公文分為上行文、下行文、平行文三類。
1.上行文，指各單位向上級單位或公司職能管理部門請求指示、匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問所用的公文，文種有“請示、報告”。
2.下行文，指公司或公司職能管理部門向各單位下發(fā)的文件，文種有“指示、批復(fù)、通知、通報、決定、決議”等。
3.平行文，指沒有行政隸屬關(guān)系或職能管理關(guān)系的各單位用于聯(lián)系業(yè)務(wù)或往來活動的知照性文件，文種有“函”。
第6條 按照公文的文種，將公文分為正式公文與非正式公文。
1.正式公文包括：決定、通知、通報、管理辦法、條例、規(guī)定等。
2.非正式公文包括：會議通知、會議紀要、工作聯(lián)絡(luò)函、臨時授權(quán)委托書、請示、報告、申請等。
第7條 按照公文的保密等級劃分，分為普通公文與保密公文。
第8條 常見公文文種的選用。
1.指示：領(lǐng)導(dǎo)對下級單位布置工作，闡明工作、活動的指導(dǎo)原則。
2.決定：對某些重要事項做出決定和對重大行動做出安排。
3.決議：經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項。
4.通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者知悉的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不隸屬單位的公文，可帶附件；對內(nèi)部公布規(guī)章制度、人事任免以及其他需知照和共同執(zhí)行的事項、計劃、規(guī)劃、規(guī)定等。
5.通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事項。
6.布告：對公眾公布應(yīng)當遵守或周知的事項。
7.公告：向國內(nèi)宣布重大事件。
8.通報：表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項。
9.報告：向領(lǐng)導(dǎo)、上級單位匯報工作，反映情況；重要會議的發(fā)言稿。
10.會議紀要：經(jīng)營分析會、總結(jié)計劃會、工作例會、專題會議等重要會議的內(nèi)容綱要、規(guī)定事項和工作指示等。
11.請示：向領(lǐng)導(dǎo)、上級單位請示某項工作中的重要問題、明確某項政策界限、審核批準某些重要事項。
12.申請：向上級或同級別請求批準一般事項。
13.批復(fù)：答復(fù)下級部門（單位）的請求事項。
14.函：平行單位間聯(lián)系業(yè)務(wù)、洽談工作或知照相關(guān)方；向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門（單位）請求批準和答復(fù)審批事項。
第三章? 收文管理
第9條 收文主體及范圍。
1.公司外來公文的收文工作由行政管理中心負責。外來公文主要分為業(yè)務(wù)收文（含建設(shè)集團業(yè)務(wù)及其他業(yè)務(wù)）、黨委收文、工會收文三大類。
2.公司內(nèi)部公文的收文工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理，對重要公文應(yīng)轉(zhuǎn)交行政管理中心歸檔（參見《檔案管理辦法》）。
第10條 外來公文的簽收。
1.凡外來公啟文件均由行政管理中心統(tǒng)一簽收，并填寫《外部收文登記表》。在簽收和拆封時，要認真核對封口與郵戳。發(fā)現(xiàn)函件有異常應(yīng)查明原因，做出相應(yīng)處理。
2.對于政府部門、行業(yè)主管部門等重要機構(gòu)發(fā)來的機要文件要進行信封、文件、文號、機密編號的檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時上報，并作異常登記。
3.行政管理中心對各類收到的文件與資料進行分類編號，以利于統(tǒng)計和查閱。對政府來文、行業(yè)來文可作更細分類，并進行統(tǒng)一編號。
第11條 收文批辦流程（走OA流程），相關(guān)工作標準詳見《外部收文流程規(guī)范》。
1.建設(shè)集團收文：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時間→總裁批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機要秘書歸檔。
2.黨委收文：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時間→行政副總裁審核→黨委書記批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機要秘書歸檔。
3.工會收文：集團機要秘書收文登記→行政管理中心主任填寫辦結(jié)時間→工會主席審核→黨委書記批示→機要秘書發(fā)送傳閱→各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦→機要秘書歸檔。
第12條 收文批辦注意事項。
1.效率意識。為加速文件運轉(zhuǎn)，行政管理中心人員應(yīng)根據(jù)文件緊急程度與重要度，及時發(fā)起OA流程；在領(lǐng)導(dǎo)批示后，督促各部門批辦，并及時歸檔。
2.保密工作。傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，任何人不得將重要文件帶回家和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露其內(nèi)容。如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得行政管理中心主任同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔、周轉(zhuǎn)。
第13條 本公司人員外出參加會議帶回的文件及資料，及時送交行政管理中心進行登記（參見《檔案管理辦法》）。
第四章? 發(fā)文管理
第14條 發(fā)文主體。公司正式公文的發(fā)文工作由行政管理中心負責。各部門、各組織（黨委、工會等）需要正式向上反映重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文的，向行政管理中心提出發(fā)文申請，并由行政管理中心發(fā)文。
第15條 發(fā)文范圍。凡是以公司名義，由行政管理中心發(fā)出的文件、通告、制度、決定、決議、請示、報告等，均屬于發(fā)文范圍。
第16條 發(fā)文批辦流程（走OA流程），相關(guān)工作標準詳見《內(nèi)部發(fā)文流程規(guī)范》。
1.建設(shè)集團發(fā)文：部門發(fā)起人→部門負責人審批→業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批→企業(yè)管理中心主任核稿→總裁簽發(fā)→董事長簽發(fā)→行政管理中心主任填寫辦理意見→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
2.黨委發(fā)文：企業(yè)管理中心主任起草→行政副總裁核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
3.工會發(fā)文：企業(yè)管理中心主任起草→工會主席核稿→黨委書記簽發(fā)→行政管理中心編號、打印分發(fā)→行政管理中心歸檔。
第17條 發(fā)文格式要求。行政公文一般有公文版頭、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、附件說明、生效日期、版尾（主題詞、抄送單位、印發(fā)說明、頁碼），見《公文格式模板》（詳見附件1-10）。
1.版頭。在公文首頁正上方為紅色方正粗宋字體，字樣為“**建設(shè)集團股份有限公司文件”或者“**建設(shè)集團股份有限公司××委員會文件”，代表公文屬性，如“**建設(shè)集團股份有限公司工會委員會文件”。
2.發(fā)文字號。字號由三部分組成，前面用“**建設(shè)××”表示公文類別（詳見附件13《公司發(fā)文編號規(guī)則》），中間為年份，后面為本年份該類公文的順序編號，如“**建設(shè)〔2011〕12號”。
3.標題。指精煉、準確概括公文主要內(nèi)容的綱要性文字，末尾應(yīng)含文種，整個標題中一般不含標點符號（除頒發(fā)規(guī)章制度或轉(zhuǎn)發(fā)其他公文時加書名號、并列單位間加頓號外），如“關(guān)于××季度質(zhì)量、安全大檢查通報”。
4.主送單位。在標題下，頂格寫明主送對象，末尾加冒號，如“各區(qū)域公司、項目部：”。除下行文和平行文之外，上行文一般只有一個主送單位。
5.正文。指公文的正式內(nèi)容，應(yīng)層次分明，條理清晰，并以規(guī)范字體、字號書寫。
6.附件說明。公文如有附件，應(yīng)緊接正文（正文下間隔一行，行首空一格）標明附件的順序號、名稱。附件應(yīng)在版尾后另起一頁，并盡可能與公文正本裝訂在一起；如篇幅較長或版式復(fù)雜的，可分開裝訂，并在附件首頁的左上角注明發(fā)文字號。
7.生效日期。生效日期需另起一行，用漢字注明年月日（如二〇××年六月十九日）。生效日期距右側(cè)4個漢字距離。
8.版尾。版尾內(nèi)容在公文末尾，一般有四行：第一行為關(guān)鍵詞，各關(guān)鍵詞之間空一格；第二行為抄送單位，各抄送單位之間以頓號隔開，末尾用句號；第三行為印發(fā)單位（一般寫公司全稱或公司的某個組織）及印發(fā)日期（如20××年6月19日印發(fā)）；第四行寫明印發(fā)份數(shù)，靠右排列。
9.頁碼：公文超過3頁，應(yīng)在文檔底部靠右標明頁碼，頁碼左右兩側(cè)無需加橫線。
第18條 發(fā)文批辦注意事項。
1.各類文件的起草者，應(yīng)注意公文內(nèi)容的嚴密性與格式的規(guī)范性，起草完畢后應(yīng)先確認無明顯疏漏后，再發(fā)起OA流程進行批辦。
2.行政管理中心在應(yīng)對公文進行規(guī)范排版，再行打印分發(fā)；分發(fā)時嚴格按既定發(fā)文范圍進行發(fā)放。
第五章? 其他管理
第19條 公文的記錄、統(tǒng)計與歸檔。
1.記錄。行政管理中心應(yīng)及時在辦公自動化（OA）系統(tǒng)上填寫《外部收文登記表》（附件11）、《內(nèi)部發(fā)文登記表》（附件12），按公文形成的時間順序，結(jié)合事由進行排列編號，并填寫文件目錄。目錄內(nèi)容包括序號、文件名稱、類別、頁數(shù)、時間（接收、發(fā)放等）、文件編號、使用部門/簽收人員、備注等項目，形成系統(tǒng)的收文與發(fā)文臺帳。
2.統(tǒng)計。行政管理中心應(yīng)定期對收發(fā)的公文進行數(shù)量、批辦所用時間等項目進行統(tǒng)計分析、總結(jié)，不斷提高公文辦事效率與效能。
3.歸檔。所有具有保留和備查作用的公司文件，行政管理中心必須整理歸檔（參見《檔案管理辦法》），統(tǒng)一保管。
第20條 各部門參與的公文工作。
1.各部門對外部收文的批辦過程中，應(yīng)及時記錄、總結(jié)相關(guān)問題，將重要情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報并通告相關(guān)部門。
2.各部門對所發(fā)起的公文，負有督促執(zhí)行與過程監(jiān)察的職責，對執(zhí)行過程中發(fā)生的問題及時記錄、總結(jié)，對重要情況應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報并通告相關(guān)部門。
3.各部門應(yīng)對本部門所參與的公文進行分類統(tǒng)計，視文件保密等級對有關(guān)文件存根備查。
第六章? 附則
第21條 本辦法由集團企業(yè)管理中心、行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第22條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第23條 附件：（1）公文式樣一[集團下行文]；（2）公文式樣二[集團上行文]；（3）公文式樣三[集團公司會議紀要]；（4）公文式樣四[集團公司函]；（5）公文式樣五[集團公司日常通知]；（6）公文式樣六[區(qū)域公司下行文]；（7）公文式樣七[區(qū)域公司上行文]；（8）公文式樣八[區(qū)域公司會議紀要]；（9）公文式樣九[區(qū)域公司函]；（10）公文式樣十[區(qū)域公司日常通知]；（11）外部收文登記表；（12）內(nèi)部發(fā)文登記表；（13）公司發(fā)文編號規(guī)則。
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