??????? 1．5 管理人員素質(zhì)要求的差異
??????? 與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴(yán)格的技術(shù)、理論要求，這就要電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術(shù)。
??????? 2 電子檔案的安全管理策略
??????? 2．1 改善電子檔案宏觀管理的對(duì)策
??????? （1）加快相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定
??????? 當(dāng)前，電子檔案管理需要相對(duì)復(fù)雜的技術(shù)環(huán)境，因而進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)采用更加科學(xué)、更加標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，這樣管理起來才會(huì)更加全面、細(xì)致。為了推進(jìn)電子檔案管理,我國制定了“CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理”要求和“電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范”標(biāo)準(zhǔn),前者規(guī)范了CAD電子文件的光盤存儲(chǔ)和保管，后者對(duì)電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進(jìn)行了細(xì)致的規(guī)定。
??????? （2）加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)工作
??????? 電子檔案管理的一個(gè)重中之重就是電子檔案的安全防護(hù)工作，一是要想做好安全防護(hù)工作就需要嚴(yán)格把關(guān)信息存儲(chǔ)載體制成材料，電子檔案制成材料的質(zhì)量直接關(guān)系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環(huán)境和設(shè)備的安全、良好的室內(nèi)環(huán)境、機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)處于適宜溫度環(huán)境等方面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。三是從使用權(quán)限、文件屬性、登錄限制等方面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，這樣的話就有利于服務(wù)器文件、數(shù)據(jù)的保護(hù)。四是重視、做好數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)工作,確保數(shù)據(jù)庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網(wǎng)絡(luò)攻擊等方面預(yù)防病毒。另外，需要注意的是不要隨意的使用外來磁盤、光盤,在使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢測(cè)看是否存在病毒。
??????? （3）加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)
??????? 近年來，社會(huì)更加親睞于辦公自動(dòng)化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理知識(shí)，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識(shí)，這樣的話，才能很好的順應(yīng)時(shí)代潮流，促進(jìn)電子檔案的安全管理。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對(duì)檔案人員電子文件和電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。同時(shí)，組織檔案人員去相關(guān)單位學(xué)習(xí)、交流，取長補(bǔ)短，促進(jìn)好的經(jīng)驗(yàn)推廣，從而培養(yǎng)更多高素質(zhì)、高能力的檔案人員。
??????? 2．2 改善電子文件微觀管理的對(duì)策
??????? （1）檔案管理工作提前介入電子文件的運(yùn)作和管理中
??????? 由于電子文件的獨(dú)特特征，檔案管理的要求應(yīng)該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案保管分段管理目標(biāo)，正積極采取有針對(duì)性的策略。要想實(shí)現(xiàn)電子文件的連續(xù)管理就必須有科學(xué)的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運(yùn)行、歸檔應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并制定相關(guān)人員或?qū)ｉT機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時(shí)的對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)、設(shè)備環(huán)境進(jìn)行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔；長期保管的電子文件與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案需要統(tǒng)一歸檔；對(duì)已歸檔的電子文件采取科學(xué)的技術(shù)管理措施和制定嚴(yán)格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實(shí)性、完整性得到保障。
??????? （2）電子文件采取分布式管理。
??????? 電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行進(jìn)行集中管理，那樣的話會(huì)帶來許多不必要的麻煩，如設(shè)備的頻繁更新會(huì)造成資金的浪費(fèi)，此外，當(dāng)設(shè)備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。
??????? 再如網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔,而集中管理是定期管理，會(huì)帶來成本增加、效率降低等一系列負(fù)面影響，正是因?yàn)檫@些問題的存在，國外國家更多的采用“電子文件的分布式保管”。當(dāng)前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認(rèn)可。但一些辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了分布式管理，電子文件的實(shí)時(shí)歸檔也運(yùn)用了這樣的方式。
??????? （3）電子檔案真實(shí)性問題的解決
??????? 電子文件可以被不留痕跡地改動(dòng)、隨意的更換載體，因而要想實(shí)現(xiàn)電子檔案的真實(shí)管理就需要采取一些有針對(duì)性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數(shù)電子簽章。2004年4月,國務(wù)院信息化辦公室向中國電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院（CCID）簽發(fā)了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務(wù)書,電子簽章具有法律效應(yīng)，電子合同、電子文件的形式要與相關(guān)規(guī)定的書面形式要求相符,這樣電子形式的要約和承諾才具有真實(shí)性。
??????? 3 結(jié)語
??????? 要想做好電子檔案的安全保護(hù)及管理工作，檔案管理時(shí)需要對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異有著一定程度的了解。此外，做好檔案管理工作不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據(jù)創(chuàng)建獨(dú)特的保管方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能說明檔案管理人員認(rèn)識(shí)到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質(zhì)檔案管理的重要性。當(dāng)社會(huì)上出現(xiàn)大量電子檔案時(shí)，檔案管理人員不僅重視電子檔案管理,也重視紙質(zhì)檔案管理,合理、科學(xué)的開發(fā)各類檔案資源，不僅可以為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，還促進(jìn)電子檔案時(shí)代的檔案事業(yè)的發(fā)展。
??????? 參考文獻(xiàn)：
??????? [1]王強(qiáng)。電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理研究[D]。吉林大學(xué), 2007.
??????? [2]張勇。數(shù)字檔案信息安全保障體系研究[D]。蘇州大學(xué), 2007.
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