摘要:隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，計算機被廣泛的應(yīng)用于各個領(lǐng)域，其中檔案管理從紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變就是一個典型的事例。如何有效保存原始檔案，如何加快檔案管理的現(xiàn)代化進程，這些都是檔案管理亟待探索、解決的問題。文章從多個角度對比分析了紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的差異，并提出電子檔案安全管理的措施及相關(guān)問題的解決措施。
??????? 關(guān)鍵詞:電子檔案管理； 紙質(zhì)檔案管理； 安全管理； 措施
??????? 隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用,使得文件的存儲形式發(fā)生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質(zhì)文件，成為了一種最為重要的檔案存儲形式。為了更加有效的保護珍貴的歷史資料，有保存價值的紙質(zhì)資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當前，電子檔案由于技術(shù)水平、技術(shù)力量方面的欠缺，與紙質(zhì)檔案管理相比相關(guān)的保護技術(shù)還不是很完善。為了很好的應(yīng)對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質(zhì)檔案、電子檔案兩者的管理現(xiàn)狀、保護技術(shù)差異進行深入的分析，并提出具有實際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個適合電子檔案管理的現(xiàn)代化管理模式。
??????? 1 電子檔案與紙質(zhì)檔案在保管中的差異
??????? 1．1 管理觀念上的差異
??????? 檔案的一個重要環(huán)節(jié)就是對電子文件進行歸檔，過去檔案管理缺乏專業(yè)知識和專業(yè)設(shè)備，沒有對其引起高度關(guān)注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維模式，想要進行電子檔案認識的轉(zhuǎn)變，就必須要構(gòu)建新的電子檔案管理運用思想模式，把“后現(xiàn)代管理觀念”運用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質(zhì)檔案的“現(xiàn)代管理觀念”。
??????? 1．2 保存壽命的差異
??????? 當檔案人員做好紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件的字跡、制成材料及字跡材料將會永遠的成為一體。它的內(nèi)部因素、保護環(huán)境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內(nèi)部因素、保護環(huán)境對它的使用壽命有影響，但起到關(guān)鍵影響的要數(shù)技術(shù)革新。電子文件的形成就要依賴于計算機將載體和信息結(jié)合，它的識別也需要通過計算機。
??????? 1．3 保護措施的差異
??????? 當前，防和治是紙質(zhì)檔案最為重要的保護措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護環(huán)境的保護措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復(fù)損壞檔案，使其恢復(fù)原貌，同時，加強檔案抵御不利因素的能力。
??????? 電子檔案與紙質(zhì)檔案在保存環(huán)境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據(jù)展開維護。
??????? 1．4自然保存環(huán)境對載體影響的差異
??????? 電子檔案和紙質(zhì)檔案在載體性質(zhì)上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環(huán)境要求。
??????? （1）溫、濕度影響的差異
??????? 電子檔案和紙質(zhì)檔案有著不同的載體性質(zhì)，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談?wù)劀囟群蜐穸仁侨绾斡绊懠垙埖模邷馗邼窨梢约涌旒垙埖乃?氧化反應(yīng)，內(nèi)部化學(xué)反應(yīng)使得紙張的字跡材料發(fā)生洇化、擴散的現(xiàn)象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時會加快各種因素的作用，進行使得制品發(fā)脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環(huán)境，它可能就會發(fā)生變形。此外，溫度的變化也會造成聚酯盤基膨脹或收縮，進行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩(wěn)定性都受到影響。
??????? 光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發(fā)生變形。一旦光盤表面發(fā)生細微彎曲，數(shù)據(jù)讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當處于濕度大的保存環(huán)境，磁性載體涂層粘合劑容易發(fā)生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形,極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結(jié)論：溫度、濕度對紙質(zhì)檔案、電子檔案有著不同程度的影響。
??????? （2）灰塵影響的差異
??????? 灰塵給紙張帶來的負面影響是很多的，包括機械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結(jié)成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個方面：一是物理損壞，二是化學(xué)損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀?；瘜W(xué)損壞主要由灰塵中的化學(xué)成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發(fā)生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見。生物損壞主要是因為灰塵作為霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地而引發(fā)了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數(shù)據(jù)發(fā)生丟失。
??????? 外來磁場和機械振動影響的差異
??????? 對紙質(zhì)檔案來說，機械振動、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機械振動、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應(yīng)強度決定著信息的記錄和讀取。當磁性涂層剩磁消失時，磁體載體記錄的信息將消失不見。
??????? 磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結(jié)果就是磁性涂層剩磁發(fā)生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個客觀事實是，我們生存的環(huán)境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動機、電視機等。因此，當進行電子檔案保存時，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)，要盡可能的避免外磁場影響、避免強烈的機械震動。